会议管理及沟通技巧.pptVIP

会议管理及沟通技巧;我们的工作中，会议是一项很重要且经常要做的工作。 万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，“我如果不是在开会，就是去开会的路上。” 会议虽然要耗费大量的人力、物力、财力等，但是会议是一种很有效的沟通方式，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是需要多个部门协调的工作，就更需要会议来协助运作。;会议管理;会议的意义： 1、会议是一个集思广益的渠道。 2、会议显示一个组织或部门的存在。 3、会议是一个群体沟通的方式。 ;会议的成本;会议管理的程序 会前准备 （1）会议召开的决定 （2）明确会议的目标 （3）确定会议的议题 （4）确定参加人员 （5）确定会议的基本程序 （6）确定会议的时间和地点 此外，还需准备会议所需资料和会议通知发放。;会中控制 （1）有限的控制会议的议题和进程 A、明确议题的目标。 B、澄清对议题的误解或错误。 C、控制讨论进程。 对偏离主题的讨论或者废话太多的发言应予及时纠正。 D、有效处理意见分歧。 对于分歧，应予归纳总结，理清思路、把握重点。 E、控制会议时间。按时进行，准时结束。 F、总结议题成果，确认行动。;（2）有效控制会议成员的行为 A、严格要求准时开会。 B、鼓励大家积极发言。 C、鼓励大家发表不同的意见和见解。 D、避免压制建议。压制建议会打击发言的积极性。;(3)、会议记录 A、会议记录重点： 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动;B、会议记录注意事项： 真实、准确 要点不漏 始终如一 准确的格式;会议中沟通;沟通的三大要素： 1、 要有一个明确的目标 2、 达成共同的意识或协议 3、沟通信息、思想和情感 ;沟通的方式： 1、 语言或文字沟通 2、 肢体语言的沟通 ;沟通的双向性 沟通需要双方或多方的互动，不能仅仅是一个人说，另一个听。;清除沟通的障碍; 人都存在差异，这些差异包括语言、文化、背景、信仰、社会阅历等，这些差异都可能造成沟通的障碍。 面对差异，首先要正视它的存在，充分尊重对方、认识障碍会帮助我们越过它。 ;沟通的关键是换位思考 信任是沟通的基础 会议中得到对方信任的诀窍： 1、找出共同点-----消除障碍，沟通更顺畅 2、适当展示能力和水平----得到别人信任 3、适当暴露脆弱的地方----给对方建立信心 4、建立信任----说真话，让对方觉得可靠;沟通漏斗;沟通的三个行为;倾听技巧; 聽 聽的组成：要用耳朵、眼神、用心去倾听 倾听的真谛是用心听 ;倾听的技巧 保持眼神接触 发出倾听的声音 身体向前倾 抓住对方主要观点 重复并总结 必要时做记录;说话的技巧;问的技巧;开放式的问题 开放式的问题是收集信息的最好方式，能够了解对方的感觉、动机和顾虑，更容易接近对方的内心世界。 能够帮你挖掘出更多你想要知道信息。 封闭式的问题 答案比较固定，无法获得更多信息;提问注意事项;会议时有效沟通的原则;会后跟踪; （1）会议结束后，应将会议内容整理??会议纪要 （2）会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时间及验收标准等内容 （3）会议的关键在于落实，应根据会议纪要的内容检查会 议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果 ;