合同管理流程素材.doc

XX（集团）股份有限公司流程手册文件 编号：FT-CB-LC004 版本：1.0 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目标： 适用范围： A（数量） Q（质量） C（成本） T（时效） R（风险） 市场调查的充分性 市场定位及方案设计等的合理性 资料的准确性 各阶段费用估算的准确性 各部门工作开展的及时性 术语和定义： 部门职责： 项目部：负责权限内采购合同的要约设计、拟定合同草案、合同报审报批、组织合同交底、签订合同等工作。 区域审算管理部：负责采购合同的要约设计、拟定合同草案、合同报审报批、组织合同交底、签订合同等工作；负责定期召开合同履行工作评审；负责权限内的合同结算。 集团成本管理中心：负责超区域权限的合同审核。 集团行政管理中心合同管理员：负责合同的流转、审批程序、流转时效、用印记录、合同资料的分发归档等工作。 审核部门 项目部负责人：负责对权限内的合同进行审批； 区域公司负责人：负责对权限内的合同进行审批；； 集团总裁：负责对集团总部、区域公司、项目部进行合同管理授权，划定各级部门及人员的合同管理权限；负责对需由XX集团法定代表人的合同进行审批；负责代表XX集团与施工及材料设备供方签署重大采购项目合同及战略采购合同。 工作程序： 活动 步骤及说明 负责部门/负责人 输出 根据《工程采购方式选择作业指引》，对于需要经过招投标、议标及直接委托形式进行采购的均需要在集团领导（主管副总裁、总裁）、集团总部（集团成本管理中心）、区域公司（区域审算合约部）及项目部之间设定不同的合同管理权限（主要是审批权限）： 项目部权限为招标采购合同总额不超过50万； 区域公司权限为招标采购合同总额不超过300万，议标及直接委托采购合同总额不超过50万； 超出上述权限的，须由集团负责审批，具体请参考《XX集团权限审批表》； 合同审核将根据合同权限的不同分别不同部门进行审核： 项目部权限内的合同，由区域审计监察部对涉及法务的内容进行审核； 区域公司权限内的合同，由区域设计管理部、工程管理部对技术细节进行审核，由区域审计监察部对涉及法务的内容进行审核； 集团总部权限内的合同，由集团技术委员会、产品研发中心、技术管理中心、工程管理中心对技术细节进行审核，由集团审计监察部对涉及法务的内容进行审核。 2拟定合同草案 合同经办部门/经办人根据招标文件、评标、询标或 谈判记录、中标单位的审定意见以及公司有关规定起草合同文件，进行要约设计； 合同经办部门与项目部、有关职能部门、合作 方进行沟通，对要约大致内容进行确认； 合同经办部门拟定合同草案。 合同经办部门 合同草案 3合同稿流转及会签 合同经办人填写《合同会签单》，经部门负责人签字后，连同合同草稿及附件送交所在区域行政部门或集团行政管理中心合同管理员编号流转。 合同流转附件 由招标形式确定承包商的合同，《定标表》及评标报告作为合同流转的附件。 非招标形式确定承包商的合同，《协议发包审批表》及请示报告作为合同流转的附件。 合同流转时须附供方投标报价清单或我公司核价单，合同签定时报价清单作为合同附件须清晰明白并加盖公章。 总包、桩基、彩铝门窗、阳台栏杆、雨蓬、幕墙、外墙涂料工程须附安全协议。 与物业维修有关的承包合同须附维修承诺书。 超预算审批报告应在盖章前提交。 补充协议的流转须附原合同。 会签部门审核内容 成本管理中心或区域审算合约部审核合同价款、结算方法、付款方式等。 设计部门审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等。 法务部门审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任等。 财务部门审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等。 区域审算合约部及集团成本管理中心全面审核和备案。 流转程序 区域权限内的合同：项目部或审算合约部申报，流转部门为审算合约部、法务部、财务部、区域主管副总、总裁。 超区域权限的合同：审算合约部申报的，流转部门为区域主管副总、总裁、集团成本管理中心、法务审计中心、财务资金中心、集团主管副总、总裁；成本管理中心申报的，流转部门为集团成本管理中心、法务审计中心、财务资金中心、集团主管副总、总裁。 补充协议的流转由原申请部门负责，因造价控制要求需签订增加费用补充协议的合同，由项目部、区域审算合约部或集团成本管理中心申报，流转部门同上。 设计、装修合同除上述部门以外，还须相关的设计部门审核。 各部门按表式要求填写意见，标注日期并签字。 项目部或相关部门的非招标紧急合同如需合约管理部协助