总部行政管赖捻.docVIP

PAGE  PAGE 12 总部行政管理 5.1 电话总机与服务台管理 电话总机管理： 电话总机的设备要够。 接线员以女性为主，发音正确，音调柔和，普通话。 接线员口齿清晰、音质温柔、反应灵敏、动作迅速。 接线员的基本态度要礼貌、亲切有耐心及责任感。 接听来电(最好不要超过三声)，并用亲切的口吻说“德乐公司，您好！”。 需转接的电话请对方稍候、需记录转告内容时与对方重复核对。 可以将关系或交易伙伴企业、关系政府机构与团体，以及主要客户企业电话号码制成一览表，方便查找拨打，最好能熟记。 服务台管理： 在勤务期间穿着公司工作服。 8点45分播放上班音乐，打开电视播放幻灯片，更换每日地毯。 打开加油站，盘点剩余情况，并记好每日账目。 通知每日打扫卫生人员及时打扫，添加洗手液。 检查会议室杯子使用情况，发现有未清理干净的，核对???员，清理干净。 10点播放广播体操音乐，检查每个办公室卫生，工作服，设备情况。 来宾来访、联络或引导其拜访。洽谈业务、代为答复或办理有关业务或引见主办单位。 收取快递，挂号信，报纸，分发给各部门人员 12点播放午休音乐。 10、检查公共区域卫生，设备情况，洗手间，吸烟室，大小会议室，电梯过道，走廊过道，如有问题及时联系物业打扫和修理。 11、15点播放眼保健操音乐。 12、收集各办公部门要寄发的邮件，快递，通知快递过来收取。 13、不间断的去加油站查看食物和钱的情况。 14、17点45分播放下班音乐。 15、检查各办公室设备关闭情况。 16、关闭前台和电梯的灯。 17、前台书籍，雨伞的借用和登记。 18、办公设备损坏联系厂家前来修理。 5.2 办公用品管理 1、按照《员工手册》第15页 第六章 第1条离职 第4点：离职时，原先个人领用的非消耗性办公用品，要如数归还。如果缺失、损坏，按赔偿价格进行赔偿。 2、员工在职期间如使用过程中，非正常消耗状态情况下的人为损坏，则按照该物品的赔偿价格进行赔偿；如为恶意损毁，则根据情节严重情况进行加倍处罚。 3、为节源公司成本及提倡低碳办公，总部领导商议后决定，从2011年7月份开始，各部门低质易耗类办公用品按每人10元/月来定额，超出定额部分行政部将不予批准，请各部门自觉遵守。打印机使用的硒鼓、传真机使用的碳带及打印纸按正常消耗不计在内，有小型打印复印机的部门请减少使用率，建议多使用共享的大型打印复印机，以减少硒鼓的购买数量。 4、电脑使用规定： 1）从事计算机网络信息活动，必须遵守《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》的规定，应遵守国家法律、法规，加强信息安全教育。 2）电脑由公司统一配置并定位，任何部门和个人不得允许私自挪用调换、外借和移动电脑。 3）电脑硬件及其配件添置应列出清单报网络运维部，在征得公司相关领导同意后，由网络运维部负责进行添置。 4）电脑操作应按规定的程序进行。 a.电脑的开、关机应按按正常程序操作，因非法操作而使电脑不能正常使用的，修理费用由该部门或其个人负责； b.窗口电脑软件的安装与删除应在公司管理员的许可下进行，任何部门和个人不允许擅自增添或删除电脑硬盘内的数据程序； 5）任何人不得利用网络制作、复制、查阅和传播宣传封建迷信、淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖、教唆犯罪的内容。 6）电脑发生故障应尽快通知公司管理员及时解决，不允许私自打开电脑主机箱操作。 7）停电时，接到通知后电脑操作员应尽快完成工作，以免造成数据丢失。 8）电脑使用人应爱护电脑并注意保持电脑清洁卫生。 9）电脑使用人在正确关机及显示器并完全关掉电源后，方可下班离开。 10）因操作人员疏忽或操作失误给工作带来影响但经努力可以挽回的，对其批评教育；因操作人员故意违反上述规定并使工作或财产蒙受损失的，要追究当事人责任，并给予经济处罚。 11）本规定由网络运维部负责解释。（以上规定将根据实际情况给予相应处罚）。 12）各部门人员办公电脑必须设置系统密码以免照成重要文件的丢失、泄漏。如因没有设置系统密码造成的资料泄漏或者遗失将由使用者承担责任。（相关部门与分管领导商量后根据实际情况给予相应处罚）。 13）禁止工作时间内在电脑上做与工作无关的事，如玩游戏、在线电影、下载P2P电影及视频文件等。（违反者罚款20/一次） 14）下班后未关闭个人电脑者(包括显示器)，违反者罚款50元/次。 5、节能降耗：员工应养成节俭工作的良好习惯，节约使用办公用品（如打印纸的反面应作为稿纸使用），文具消耗用品以旧换新。未经许可严禁私用公司非员工用消耗品（如纸杯、手拎袋及其它促销用品等），离岗外出或下班应关闭办公电脑及切断所使用的电器电源。 5.3 印制管理 为方便公司员工开展工作，提高工作效率，同时保证公司形象统一，特对公司名片印制事宜制定本规定。 1、名片的使用原则 1）公司名片仅代