中小企业实施会计电算化的几点建议.docVIP

中小企业实施会计电算化的几点建议.doc

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中小企业实施会计电算化的几点建议.doc

  中小企业实施会计电算化的几点建议 中小企业实施会计电算化的几点建议  [摘 要] 近年来,很多中小企业开始实施会计电算化,但在实施过程中却又存在很多问题。本文从端正思想态度、购置基础设施、取得技术支持,严格内部控制、做好系统初始、完成试运行及甩账等方面提出了针对性建议.   [关键词] 中小企业;会计电算化;建议   [中图分类号] F232 [设置,以及对会计核算信息进行简单分析和利用;少部分财务人员要通过高级培训,能够进行财务软件的分析和设计。就中小企业而言,可以只对其财务人员进行初级和中级培训,并由培训后的中级财务人员组织成立企业内部的技术支持部,对企业的会计电算化工作给予指导。由于一般的财务软件供应商都会提供包括软件使用培训和系统维护等售后服务,所以,在系统安装调试及软硬件升级时,技术支持部可以直接与外部的财务软件供应商联系,取得技术支持。      四、整理会计资料,做好系统初始设置      企业购买了商品化财务软件后,接下来要做的第一件事就是整理本单位的会计核算业务,使之适应电子计算机处理的需要,即:不仅将手工核算的方法、规则、内容、形式等告诉计算机,还要将手工处理的会计数据移植到计算机中。在手工核算方式下,很多中小企业会计基础较差,会计工作不规范,账、证、表格式、内容混乱,核算方法、程序不统一。同一类业务,不同的人做法可能不完全相同,而且有的可能不符合有关要求。而商品化财务软件具有通用性,即不提供某一具体核算的不规范处理方法,所以就要求中小企业在实施会计电算化之前,先将手工会计资料进行整理。首先应当判别原有数据的真实性和有用性,对于因为中小企业原有会计系统缺陷等原因造成的非真实和非相关数据,就没有必要进行数据转化,因为此类数据无益于提高新系统的作用。其次,需要整理企业概况,包括企业名称、企业简称、企业法人代表、单位地址、邮编、电话、传真、电子邮件、税号、开户银行、银行账号、企业类型、行业性质等信息。再次,整理部门档案、职员档案、客户和供应商档案。最后,确定凭证类别、会计科目及科目期初余额表。必要时,还可将常用摘要及常用凭证整理出来备用,以减少后续工作量。由于系统初始工作直接影响企业的日常账务处理和期末业务处理,所以,中小企业在进行系统初始化时,最好由软件供应商的专业技术人员来帮助完成,共同做好系统初始工作。      五、明确分工,严格内部控制      会计电算化不但要求企业财务人员加强协作,而且对其各自权限做出了严格划分。准备实施会计电算化的企业,应根据内部控制制度的要求和本企业的工作需要,建立会计电算化岗位责任制,明确每个工作岗位的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专职,办事有要求,工作有检查。企业会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位,包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、软件开发等岗位。由于电算维护、电算审查、软件开发岗位需要具备较高的会计知识和计算机软硬件开发、维护技能,所以,对于中小企业,可只设电算主管、软件操作、审核记账、数据分析岗位,由电算主管负责财务软件运行环境的建立和财务软件日常运行的管理,以及各项初始化工作。由软件操作员负责会计数据的输入和会计信息的输出及备份处理。由审核记账人员负责对输入计算机的会计数据进行审核记账,并对打印输出的账簿、报表进行确认。由数据分析员对计算机内的会计数据进行分析,提供会计信息。基于中小企业财务人员相对匮乏的现实,上述几个岗位可以一人多岗,如电算主管、审核记账、数据分析岗均可由会计主管兼任,而软件操作岗则可以由其他人员完成。但要把握一个原则,即不相容职责相互分离,如会计与出纳、凭证录入员与审核记账员等均不能为同一个人,以严格内部控制,防止舞弊。      六、缩短试运行,灵活甩账      试运行即会计电算化信息系统正式使用之前,手工与计算机同时进行会计业务处理的过程。甩账即甩掉手工,单独由计算机完成会计核算工作,这需要会计电算化信息系统经过一定时期的试运行,并通过相关财政部门的审批。对于中小企业,试运行与甩账过程中,应注意以下几点:   (1)试运行时间应放在年初或季初等特殊会计时期,并行时间不宜过长。因为年初或季初的会计资料比较好整理,数据转换工作比较好完成,又由于手工与计算机并行时间太长,会增加财务人员的工作量,既造成了资源浪费,还很有可能挫伤财务人员的积极性。所以,并行时间应尽可能缩短,最好不要超过3个月。   (2)选定工作重点,安排工作进度,定期检查,及时总结。试运行的工作很多,包括期初数据录入,日常会计业务处理,账簿查询和打印,报表编制和输出,以及会计数据分析等。所以,在试运行阶段,应选定工作重点,并安排好工作进度,在每一进度完成后,进行定期检查,比较手

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