综合的管理部运作的流程.pptVIP

浙江百诚网络科技发展有限公司 综合管理部运作流程 （2013.1.1试行） * 注释： 1、前后台对接：所有涉及修改信息、停止发货、重新发货、发票等改变某事件性质的非查询事项，请全部发送邮件至bcwlzhglb@163.com（邮件名：姓名+事件），以明确责任。原则上当天邮件当天处理完毕，务必即刻处理的请标注“紧急” 字样，并QQ提醒。若后台人员接受口头告知形式的，当出现问题存在争议时，由后台相关岗位人员全权负责。 2、后台涉及到的事项除系统内能查询外，其余每日发群邮件上传。 3、每周四开会后台各岗位花5分钟汇报本岗位工作情况：订单处理情况、退换货明细、物流索赔情况、发票冲红原因、坏机在库情况、物流费用占比等。 每日上传群邮件：1、未审核订单明细及原因 2、未发货订单明细及原因 3、退货清单明细汇总表 4、发票冲红明细汇总表 5、发票寄送汇总表 本流程解释权归属综合管理部 岗位——销售助理A（订单处理） 店铺内订单处理人员 完成客审，确保订单准确 岗位职责： 订单处理客服： 1、审核单据型号、收货地址、联系电话是否正确。 2、审核发票台头是否正确，是否符合节能补贴的要求。若要开增值税票的，资料必须齐全。 3、选择合适的仓库。 4、尽量避免负卖。对于特殊有负卖的，及时与商品管理人员对接，等货入库后再客审。 5、尽量避免延迟发货的订单，如果有延迟发货的，不客审，等可发货日再审核。仓储看到的“未发货”里面的单据必须是当天可以发货的。 6、在当日15：30之前将当日至15：00的单据全部客审完毕。 要点：客服重点对订单的型号、地址、电话、发票信息负责。若这些信息错误导致下一环节出错的，按照规定处罚；造成公司损失的，由相关人员赔偿。 销售助理： 1、根据采购部提供的订单，跟踪货物入库情况。货物到仓后，根据仓管所报实际到货数制作入库单。若到货与订单不符，及时通知相应采购人员。 2、对客审后的订单核对“使用发票”项是否勾上、仓库是否正确，并选择合适物流，无误后进行财审。财审时发现客审有误的，注明原因反审核后，告知客服重新审核。要求：当天客审的单据必须财审掉，不行就反审核已客审单据，不允许有已客审未财审的单据，影响金力录入。 3、根据客审单据在物流宝后台点发货。 4、发现客审有误的，告知客服专员重新客审。财审后需要反审核的，在内部便签内注明原因后提交具有反审核权限的人员，反审核后告知店铺客服专员重新审核。 5、因各种原因需要更换型号的，客户必须退款后重新开，不允许在管易内直接修改型号发货。违者罚款100元/次，及承担损失。 6、在当日16：00之前将当日至15：00的单据全部财审完毕。 7、确保管易库存与仓库实货库存一致。 8、每日制订用于金力单据补登的正确日报表。 9、及时审核从淘宝库、直拨库发货的单据，时效同正常发货。 10、线下销售原则上先付款后发货，对于个别领导介绍的，打印发货单让相关领导签字确认，由销售助理负责催收。 注意：物流宝拒单由处理订单客服下载，筛选后对于要重新发货的：1、物流宝里面重新修改后点发货。2、在管易里修改仓库后重新客审发货。16：00销售助理与客服专员确定物流宝单据是否可以财审。 根据采购提供的订单以及仓库实际到货情况，制作采购入库单 财审单据，选择合适物流 管易系统下载订单 仓储发货 处罚： 1、对于未按照限定时间及时处理单据的，无合理理由的，罚款20元/单。 2、因人为失误导致公司损失的，由相关人员负责赔偿。 3、库存盘点造成差异的，查明原因，由相关人员赔偿。赠品管理同货物管理，赠品出入库必须开单。盘查短缺照价赔偿。 4、日报表数据有误的，罚相关制表人员20元/处。 反审核 重审 岗位——销售助理B（退换货） 销售助理B作废单据，退款，告知A 岗位职责与处罚： 1、先走流程，后退换货。不按流程私自退货的，处以相关客服100元/单。 2、允许退货后，客服必须提醒客户将购买店铺、订单号、旺旺号、联系电话、型号等相关信息贴在退回的货物上，以方便货物到仓后对号入库。 3、仓管收到退货后，及时告知销售助理B。销售助理B盯住订单处理客服退货及发票退回情况。等货以及发票全部退回后，再办理退款。若出现货物丢失或者发票丢失情况，查清原因，追究相关人员责任。若销售助理在接到报告后，对货物到仓情况不跟踪不反馈，造