2011–2–11组织会议.pptVIP

会议组织 为什么要组织会议 其根本的目标都在于 提升沟通效果 与一对一的沟通相比 接受信息的人数多 易于传递较系统的信息 可以避免多环节沟通产生的误差 提升形象,加强理念,提高销量 外部会议 公司形象宣传会：增加客户的合作信心 新产品介绍会：新产品上市 产品介绍会：非目标市场产品的推广 联谊会：加强商业业务人员和我公司医药代表的沟通 明 确 要达到什么目的？ 怎样着可以达到目的? 产品经理 产品专员 Sales team 整合市场和销售的资源 促销活动 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 国家级 区域沙龙 城市会 海外会议 科室会 巡回会议 区域级 科室级 病例讨论会 分析—计划—执行—追踪评估 市场部 目标人群 目前现状 期望目标 促进项目:城市会,科室会 分析—计划—执行—追踪评估 销售部 产品 会议形式 覆盖人员 会议主题 关键信息 预算 情况分析 了解观众 对象是何人？ 他们喜欢或需要听到什么内容？ 如何发表演说，说服他们认同你的观点？ 你准备的内容何以会使他们认为重要？ 了解资源 人 财 与演讲者讨论并确定演讲内容 －－收集演讲内容 －－演讲者本人的背景资料 －－请专人编辑并校对 与 演 讲 者 沟 通 告知演讲者 －－会议内容及形式 －－会议地点、演讲时间安排 与演讲者确认行程，并安排接送 会议流程图 制定有效的计划 会议准备 会场布置 会议日的工作内容 评估效果 一、制定有效的计划 明确需要达到的目的 确定演讲的内容 希望的演讲者 希望召开会议的时间段 会议的地点 会议的规模 资料申请 费用预算及分摊（财务制度） 会场的选择： 会场情况： a、会议室大小（与所邀请人数匹配） b、桌椅排放情况、过道（课桌式） c、光线（容易控制：窗帘）、温度 会场设备： 屏幕、白板、麦克风（2只，有线、无线）、普通投影仪，幻灯机 电视机、录像机、多媒体投影仪、电源插座（长度、数量） 交通方便与否、用餐、住宿地点 费用预算： 住宿（房费、电话） 餐饮、茶点 礼品 场租 交通费 复印费 租设备费用 横幅费用 会议流程图 制定有效的计划 会议准备 会场布置 会议日的工作内容 评估效果 二、会议的准备： 会议通知 提前一个月：口头通知参会人员，商讨开会的时间，地点，内容，目的 提前10天：会议通知 提前5天：请柬发放 餐饮的确认：菜单、茶点 交通的确认： 接车的时间、地点、车号、联系人电话 返程机票、车票的确认 会议流程图 制定有效的计划 会议准备 会场布置 会议日的工作内容 评估效果 三、会场的布置 横幅 屏幕 放幻灯的位置 座位（U形、课堂式、圆桌等） 演讲台 电视机的位置 主席台（贵宾席）：桌卡 设备：（音响、电视、电源） 签到台 指示牌（2－3个）：使客户顺利到达 会议流程图 制定有效的计划 会议准备 会场布置 会议日的工作内容 评估效果 四、会议日工作内容 会前分工 会中安排 会后收尾 会前分工 签到：2人专 发资料、问卷 引座：0－1人 设备：麦克风（2－3个）、电视、录像机 放幻灯或投影（注意会前将幻灯片浏览一遍）：1人专 灯光控制 照相 接送客户 主持人（会场控制） 总协调：1人 会中安排 坚守岗位 负责相关问题的解答 参会注意事项 全体人员统一服装 佩戴胸卡 坚守岗位 关闭手机/传呼机 除非另有安排，全体人员需认真听讲 听从总协调指挥 会后收尾 发放礼品 收回问卷 照顾VIP（1人专） 收拾会场：撤横幅、幻灯片及胶片、设备（幻灯机、投影仪、电源等）、剩余资料、签到本 用餐：散会前确认并通知；餐厅前迎接 结帐 会议流程图 制定有效的计划 会议准备 会场布置 会议日的工作内容 评估效果 五、评估效果 会后参会人的反馈 产品信息 学术（内容、演讲遗留的问题、认同度） 服务工作 需改进的方面 会后医药代表反馈－－ 了解医生反馈信息 在学术上，医生的认识是否有改进，仍存在什么问题 医生的处方情况 改进建议和意见