巧用EXCEL中分类汇总.docVIP

巧用EXCEL中的分类汇总 ? 成绩的统计是教学管理的常规工作。单班成绩一般用函数来进行统计。如SUM（求和）、AVERAGE(求平均值)、MAX（求最大值）、MIN(求最小值)。但在对多班进行统计时，仍用函数就较为繁琐、费时了。这里介绍一种简单、快捷的方法：分类汇总。分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地统计处理，不需建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值等多种计算，并且把汇总的结果以“总计” 和“分类汇总”的方式显示出来。只要输入的指令正确，统计的结果马上出来，而且有祥有略。以图1所示的各数据为例，具体步骤如下： 图1 ???1.以班级为依据进行排序：单击数据区域中任一单元格，单击“数据→排序”，出现“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选中“班级”项（其余一般为默认），单击[确定]按钮。 图2 ??2.统计各班各学科平均分：单击数据区域中任一单元格，单击“数据→分类汇总”，出现“分类汇总”对话框，如图2所示。在“分类字段”下拉列表框中选中“班级”项，在“汇总方式”下拉列表框中选中“平均值”项，在“选定汇总项”下拉列表框中选中“语文”、“数学”、“自然”等项，单击[确定]按钮，得到各班各学科和全年级各学科的平均分。如图3所示。 图3 这是个明细表，若只显示各班的总体数据，只需分别单击“行号”2，就得到各班各科平均分的直观对比图，如图4所示。若要还原成详细的，也只要分别单击“行号”3，要汇总数据单击“行号”1即可。 图4 若要恢复统计之前的数据显示状态，只需在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。??至于统计各班各科总分、最大值、最小值，只是在“分类汇总”对话框中的“汇总方式”下拉列表框中分别选中“求和”、“最大值”、“最小值”即可，其他操作步骤同上。