80-20法则与秘书时间管理.docVIP

　　80/20法则与秘书时间管理 80/20法则与秘书时间管理 [案例] 　　一天早上总裁办秘书Summer刚进办公室，老板就让她起草一份上半年的工作总结，说下星期开公司董事会要用，明天下班前交给他。她估算了一下，总结得三四万字，有二三十页。刚从老板办公室出来，她还没有坐稳，老板又打电话过来，让她通知公司副总、销售总监、财务总监下午开会商讨工作；她刚放下电话，前台就送来一份电传，是新加坡恒鑫公司老总发来的，说后天到北京，请公司帮他预订酒店；看完传真，老板又来电话，说下月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾因没时间他不去了，让她给对方发个电子邮件；她刚喘口气，人力资源部的人又过来通知，让她填写存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。(选自谭一平《职业秘书实务》) 　　这是职场秘书每天最稀松平常的一个场景。对于一些没有经验的年轻秘书来说，一上班就遇到这么一大堆毫无章法的杂事，难免会手足无措、顾.L.此失彼，总觉得时间不够用，恨不得生出三头六臂。因而，一名称职的秘书必须学会管理好时间，学会巧妙地分配和掌握时间，让自己从忙碌中解脱出来。 　　一、时间管理的概念 　　时间管理不是以时间为对象进行的管理，而是针对时间进行的自我管理和组织管理，是指在日常工作学习生活中始终如一、有的放矢地使用那些被实践证明是行之有效的工作方法，进而使组织、个人管理好自己工作生活的方方面面，最有意义地、最大限度地利用自己所拥有的时间。秘书工作纷繁复杂，时间对秘书人员来说是最紧缺、最主要的资源，而时间对每个人都是常数，我们不可能创造时间，也不能重复、储存、增加、转让时间，只能在常数的状态下，管理好时间这种重要资源，让有限的时间发挥无限的效益。 　　二、80/20法则的要义 　　19世纪，意大利经济学家帕累托注意到一个奇特的现象：19世纪的英国，大部分社会财富都流向了少数人手里。财富分配呈现出不均衡的状态。帕累托从研究中归纳出这样一个结论：如果20％的人拥有80％的财富，由此可以推测，10％的人将有65％的财富，而50％的财富是由5%的人所有的。这就是著名的80／20法则。这一发现在当时引起了世界性轰动。 　　1949年，哈佛大学语言学教授吉普夫发现了最省力法则，他认为：资源(人、货物、时间或任何有生产力的东西)总是会自我调整，以求将工作量减少，而大约20％-30％的资源与70％-80％的资源活动有关。最省力法则是对80／20法则的重新发现与阐释。另一先驱罗马尼亚裔美国工程师朱伦在《质量管理手册》一书中大力赞扬80／20法则：经济学者帕累托发现财富分配是不平衡的。这种不平衡在其他许多事情中也可找到：犯罪行为在犯罪分子身上的分布，意外事件在危险过程中的分布等。帕累托的不平衡分布法则也能解释产品品质不良的分布。从此人们开始普遍关注周围世界的一些神秘的不平衡现象，并惊奇地发现：20％的人拥有80％的财富，20％的员工创造了80％的价值，80％的收入来自20%的商品，80％的利润来自20％的顾客 　　三、80／20法则与时间管理 　　按照80／20法则，我们的时间不是不够用，而是不会用，因此我们需要对时间的使用方式做出重新调整和分配。80／20法则告诉我们： 　　首先，我们应为成效而工作，而不是为工作而工作。先要考虑，我希望得到的结果是什么，而不是一开始就考虑做些什么工作，采用什么技术、手段。 　　其次，应制定优先的工作次序，把主要精力集中于少数主要领域和已经决定的工作重点，有条不紊地安排工作。80／20法则说明，在任何一组工作中，最重要的只占其中一小部分，约为20％，其余80％虽为大多数，却是次要的，最重要的事情(主要的少数)应该先做，而不是先做那些次要的事情。它实际上与秘书工作中的ABC工作法是一致的。ABC工作法是指按工作轻重缓急排序，把要做的工作分为四类：既紧迫又重要且不需花费太多时间的事情、重要但不紧迫的事情、紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情。 　　四类工作中A类就是占20％的确实非常重要的事情，这20％的工作一般是你现在必须马上处理的工作，其余的80％则是今天完成即可或者明天完成也可的工作。哪些工作应归为哪一类，秘书自己一般心中 有数；一些从上司那里分派下来的工作在分类时应多想清楚；如果没有把握，在接受上司指示时最好问清楚上司希望在什么时候完成。 　　美国通用汽车公司前总裁莫瑞要求秘书把呈递给他的文件放在不同颜色的文件夹中：红色代表紧急，绿色代表立即批准，橘色代表的是今天必须注意的文件，黄色代表的是在一周内批阅的文件，黑色表示必须他签名的文件。这.L.是ABC工作法在实际中的完美运用。 　　再次，效率优先。除了时间投入的量要遵循80／20法则外，还要考虑时间的质。因为有效率的一小时要大于无效率的三小时，20％的