技术性文件及资料管理规定.doc

中海电信有限公司 管理规定 文件名称：技术性文件和资料管理规定 版本编号：TX/GD-04-10-02/C 版本版次：2.00 审 核： 批 准： 生效日期： 2004年5月1日 受控状态： 分 发 号： 目的 为确保公司质量体系能有效地运行，特规定了技术性文件、资料的编写、登记、分类、编号、归档、发放、更改。 适用范围 本规定适用于中海电信技术性文件、资料管理。 要求 技术性文件编写要求应符合国际标准、国家标准、交通部标准、企业标准或根据项目要求制定标准。 通信业务技术文件和资料编写要求按《通信技术业务资料管理规定》进行。 技术性文件、资料的登记、借阅 技术性文件、资料按类别登记，按受控和参考分别造册在《 文件、资料总清单》上。 企划部对各单位及有关部室的技术文件、资料目录按归档年份或类别登记，统一造册在《 文件、资料总清单》上。 科技图书参照图书馆《图书登记簿》登记或用一般登记簿登记，统一列出清单供借阅。 企划部每年将各单位及有关部室增加部分目录发给各单位及有关部室，各单位各有关部室在《 文件、资料总清单》造册。 技术性文件、资料的借阅按《文件控制程序》执行。 分类 技术资料分类参照《中国图书馆图书分类法》执行；各部门按工作性质可以自己定义分类法，对于自己定义分类法须制定规则表；分类法编码可取一至八位数。 技术文件资料分为产品类、修船类、通信类、基建工程类、科研技术类、综合类、引进仪器设备类。 企划部对各单位及有关科室的技术文件、资料目录按归档年份或类别分类。 编号 技术性文件和资料状态分受控、参考二类。 受控技术性文件和资料编号格式由部门代号、受控类别代号、分类号、顺序号组成。 受控技术性文件和资料编号格式： X / X XXXXX XXX/X 顺序号 分类号 受控类别代号 部门代号 部门代号 部室/单位 代 码 部室/单位 代 码 部室/单位 代 码 总经理办公室 A 企划部 B/C 人力资源部 E 电子产品分公司 H 修理厂 G 上海海岸电台 F 受控类别代号： 类别 产品 修船 设备 通信 基建 科研 综合 代号 C X S T J K Z 分类号： a. 按《中国图书馆图书分类法》分类； b. 各部门根据自己定义分类法分类； 顺序号： a. 按受控类别代号顺序编号用：XXX/a。 b. 按分类号顺序编号用：XXX/b。 参考技术性文件和资料编号格式由分类号、顺序号组成。 参考技术性文件和资料编号格式： XXXXX XXX 顺序号 分类号 分类号： a.按《中国图书馆图书分类法》编制分类号； b.各部门自己定义分类法，编制分类号； 顺序号： a.按《中国图书馆图书分类法》分类顺序编号： b.各部门根据自己定义分类法的顺序编号； 归档 归档技术性文件、资料按3.3.2执行。并将已报废技术性文件、资料目录同时归档。 归档的技术文件材料，应由项目承办人负责将所有形成的技术文件材料收集齐全，核对正确，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。每个保管单位应该有案卷封面（附 录一）,在案卷封面上写明标题，编写卷内目录，填写在《____文件和资料总清单》,及时或阶段向资料室归档。 凡需归档的技术文件材料一般归档一套，对于重要的和使用频繁的，可根据需要归档一式二至三套，专供日常借阅使用。 归档时，应由移交部门编制案卷目录（附录二），一式二份，交接时点清，并在交接签证单上签字（附录三）。 各单位对已归档的技术文件材料需要修改补充时，或已归档的图纸、文字材料如有作废或停止使用等情况，必须及时通知资料室管理人员予以注明。 基层单位技术性文件、资料属目录归档，只需填写（附录三）及卷内目录。 技术性文件资料的发放 需办理受控文件资料和参考文件资料书一次性发放，由各单位、各部室负责人签名，资料管理人员负责填写《____文件资料发放登记表》。 更改 原“受控”技术性文件、资料按程序文件办理作废手续后，可按“参考”技术性文件、资料重新登记或报废。 “受控”技术性文件、资料更换章节、更换页时，须在当前目录上注明“本篇已修改，请参见附页”的字样，在被修改的章节或正篇上附上“本篇修改日期、参阅章节、更改日期、更改人”。 企划部每年将各单位及有关部室上报作废资料目录发给