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活动策略—创意主线.ppt

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活动策略—创意主线

设计—房间欢迎卡及效果 设计—胸卡 按照分组会议,将全部参会者分成5部分,分别用Covieidn的标准色区分 设计—席卡、指示牌 会务接待 5 酒店推荐 上海虹桥元一希尔顿酒店 Reception procedure —— 接待流程—接机 在客人到达上海前两天将航班信息发至客人的手机上,并告知上海到达之日起至离开截止的天气情况,并告知接机人员电话,及举泰科标志接机牌接机,使客人放心; 接机当日根据机场进港航班信息安排接机,接机人员将统一着装且举接机牌:“ 及会议名称”,在机场出口处迎接客人,航班落地时接机人员发送欢迎短信给客人,并告知将有人员在出站口举接机牌在机场出口处迎接; 所有车辆上备矿泉水、纸巾,为客人提供人性化的服务;机场工作人员准备打火机为吸烟客人提供便利; 机场安排备用车辆,以防止由于航班变动导致没有车的风险; 接到客人后将统一带领客人到指定地点上车,核实客人信息无误后将安排发车前往下踏酒店。(浦东机场到酒店路程大约1小时,虹桥机场到酒店路程大约30分钟),同时告知虹桥元一希尔顿酒店的接待人员! 酒店大堂进门左侧设置签到台、签到背景板; 客人到店后,到酒店大堂签到台签到,发放会议物品:胸卡、房卡、餐券、日程安排、会议资料、会议礼品以及送机小卡片(包括客人姓名、航班起飞时间、送机时间、送机时出发地点、客人送机车号)。 入住酒店的客人都将身份证提供给签到台工作人员(提供给酒店扫描),待扫描后将身份证返回给客人; 在大堂签到台旁将送机表以及分车表制作成post,客人签到入住时请客人注意各自的出发及送机时间; 分车原则:根据24日下午客人回程航班的送机时间进行分车; 办理入住手续同时,告知客人23日、24日会议及用餐安排; 与酒店协商之后,酒店可以安排全套的入住设备及人员放在会议签到台(扫描仪、pose机、前台工作人员等),这样可以更快更方便办理入住; Reception procedure —— 接待流程—酒店接待入住 房间摆放欢迎信、欢迎水果等(如有需要); 所有房间提供免费宽带上网;(需自带电脑) 按照泰科公司要求部分重要客人房间开启的小冰箱、消费、签单权; 安排专人提前检查重要客人的房间,是否安排好,打扫干净等;客人办完入住后即可进入房间; 其他房间消费及小冰箱全关,客人需要到前台交付押金才能打开; 房间安排叫醒服务:上午会议开始前1.5小时,下午会议或外出前15分钟; Reception procedure —— 接待流程—酒店房间 按照会议确认的摆台要求,提前一周提供会议室的实际摆台图; 按照最后确认的会议台型,在会议开始前一天将会议台型摆放好,并带会议负责人实地查看确认; 检查确认会议室内布置物品:纸笔、矿泉水、VIP席卡、会议资料、讲台、鲜花等; 提前一天会议背景板及灯光音响搭建完成后,将和泰科公司负责人一起进行第二天会议流程的过场,以保障第二天会议顺利进行; 会议室布置时将要求酒店服务员及值班工程师在场,以便解决任何可能遇到的问题; Reception procedure —— 接待流程—酒店会议布置 会议开始前2小时将会议室通风设备打开,以保障客人入场及会议进行时感觉舒适,同时再次检查会议室内布置; 在通往会议室的沿途摆放醒目指示牌(早餐餐厅门口、酒店大堂、电梯口、会议室沿途),安排专人指引VIP客人前往会议室; 会议室门口搭建会议签到背景板、6人签到台、会议日程易拉宝; 会议室门口签到台准备上海本地客房发放资料:胸卡、礼品、资料等; 会议室内安排专人开关会议室场灯,以保障会议的任何环节都有适合灯光; 会议室内将要求酒店服务员及值班工程师在场,以便解决任何可能遇到的问题; Reception procedure —— 接待流程—酒店会议 根据会议日程安排,在茶歇开始前一小时确认酒店茶歇安排情况,以防酒店遗忘,同时检查茶歇出品情况; 要求酒店在茶歇开始前15分钟将茶歇都准备好; 在酒店茶歇区设置互动游戏区,同时穿插一些与泰科公司产品有关的游戏或活动,在休息的同时即让客人得到了放松同时让客人能更多了解泰科公司最新信息; 23日全体会议结束后预留给酒店1小时左右时间进行翻台晚宴布置; 外地客户可以回房间休息,考虑到有上海本地客户建议可以在酒店宴会厅外设置休息和游戏区; Reception procedure —— 接待流程—会议间歇安排 所有用餐开始前工作人员将会检查餐厅备餐及餐厅布置情况; 在酒店西餐厅安排相对独立的VIP用餐区域,供VIP独立用餐;提供专人带领及负责vip用餐; 由于餐厅餐位可

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