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25 Nov 2015 行 政 方 面 培 训 主要内容 项目工作 团队行政事务 基本礼仪 项目工作 工作分类 1. 项目合同 2. 资料收集 3. 业主名片收集 4. 文件分发、存档 5. PSR 6. 分包商 7.项目关闭 项目合同 至少有1份合同原件需要放在存档文件夹里面。至少有1份合同原件存放在财务。最终盖章合同扫描集中放在服务器，设置密码，方便以后投标使用。 如果同事需要合同可以只给工作内容部分，尽量不要将合同价格发给同事； 若项目组成员外的同事需要合同要与项目经理或PD确认方可给出； 合同价需要保密。 保密！ 资料、名片收集 资料收集 项目组成员现场踏勘后带回的项目资料，收集、登记，电子版存入服务器，并发邮件通知相关人员。 名片收集 项目组成员现场踏勘之后，主动并且及时向踏勘人员收集所有业主的名片，进行扫描和整理。整理好的名片目录，方便邮寄相关宣传资料和节日礼物。 文件分发、存档 PSR 协助项目经理对分包商进行比选和寻价 经PM-PD分别签字后，开始分包委托工作。 在分包工作进行中,询问项目组成员对分包商的服务满意度及改进要求，与分包商沟通，确保项目的正常进行。 收到本阶段设计费后，再付分包费，特殊情况例外。 通常分包商对自己的员工实行合同价格保密，叮嘱项目组成员到分包商公司尽量避免提及合同价。 分包合同乙方1份原件，本地财务1份原件，请款1份原件。其余保存复印件。 分包商 打图公司——月结方式； 项目专用文具——月结方式； 翻译公司——按项目签合同，本阶段项目完成后付款。 分包商 项目全部款项收全过3个月，可以关闭项目。项目由于其它原因，不可能再继续做，过半年关闭项目。 项目所有资料封存，封皮注明项目关闭时间。5年后可以消毁。 项目合同、报告、中标通知单独存放，以便今后翻查。 项目过程提交成果放在PUDL里面，分阶段存放清楚。 项目关闭 团队行政事务 团队行政事务 1. 定车：滴滴专车，外地自驾需要提供发票。 2. Time Sheet / 考勤：每天早晨看一下没有出差和提前请假的同事询问情况。 3. 名片 4. 简历：定期更新，共享 5. 座位安排：根据要求安排座位和新员工座位 6. 培训餐费：根据标准定餐 7. 出差（公司付费）-机票、酒店 8. 出差（甲方付费） 9. 报销单 10. 新员工/辞职员工 出差（公司付费）-机票、酒店 出差人员所有机票尽量在携程购买，如遇携程的国际机票太贵或时间紧张无法在携程购买时，需要提前申请。避免使用现金购买机票。 如果航班时间相差不多，建议选择低折扣机票。所有人员出差机票等级必须是经济仓。定机票时询问酒店情况，尽量找公司月结的酒店代理；如业主帮忙定酒店，确认可以得到合同价后，协助出差人员借款。 按级别预定不同星级酒店；如果不同级别一起出差，则安排同家酒店，可适当调整相应房型。 酒店标准 总监级别认上单独间，其余同事标准双人间。 RMB300元左右标准，有特殊情况需要提前申请。 出差（甲主付费） 甲方现付差旅费： 将出差人员的差旅发票原件统一给甲方；自己登记出差费用的总数，以便最终核对。 甲方打款至公司帐户支付差旅费： 将出差人员的差旅发票原件统一给甲方，用发票复印件走正规程序报销，并向财务说明用发票复印件报销的原因。 方便财务做此笔进账费用的冲抵。 报销单 每月XX日前通知同事提交报销单。发票有效期是近3个月的票据。 报销单charge不同项目的费用需要项目经理确认。 新员工 / 辞职员工 新员工： 帮助新员工在一周内，熟悉PUDL，Time Sheet和报销规定等。 辞职员工： 协助辞职员工办理HR手续及提前签定报销单。 整理自己项目的成果，完善项目的PUDL存放。 谢 谢！