文书档案整理实操手册.doc

档案人员岗位培训 实操手册 (文书档案) 2014年 文书档案整理方法 一 ——以“卷”为单位的整理方法 ★文书档案按“卷”整理流程： ⑴分类 ⑵组卷 ⑶检查、调整卷内文件 ⑷排列卷内文件 ⑸卷内文件编号 ⑹填写卷内目录 ⑺填写卷内备考表 ⑻拟写案卷标题 ⑼填写案卷封面 ⑽装订案卷 ⑾案卷排列 ⑿编制案卷号 ⒀编制档号 ⒁编制案卷目录 立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。 第一步 分类 分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。 1.按年度分类 文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整： ⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。 ⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。 ⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。 ⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年立卷。主要是计划就归入计划的针对年立卷。 ⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。 ⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。 ⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。 ⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。 ⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。 2.按机构或问题分类 分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。 3.按保管期限分类 不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。按照国家档案局8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。将文件材料按其不同的保管期限再次分清，永久的放一起，30年的放一起，10年的放一起。 在划分文件的保管期限时，要依照本单位制定的文书档案保管期限表，对每份文件的来源、内容、作者、时间、文种等多方面进行全面地分析，做到划分准确、宽严适度。 在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。 4.复式分类法 在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。 目前普遍采用的分类方法有两种： 年度-机构（问题）-保管期限分类法：先将归档文件按年度分类，然后在每个年度下再按组织机构分类，最后在每个机构内按保管期限分类。这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单位。 保管期限-年度-机构（问题）分类法：先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构分类。这种分类方法较适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。 第二步 组卷 组卷就是在前面分类的基础上，将同年度中属于同一机构（问题）且保管期限相同的文件材料按照一定规律组合在一起。 组卷的基本方法：主要有运用公文主要特征和运用公文主要类型组卷两种方法，在实际工作中，可按照本单位公文形成的特点，根据具体情况，结合公文的保存价值，灵活选择组卷方法。 1.运用公文主要特征组卷 ⑴按照问题特征组卷：将反映同一事物、同一问题、同一项工作、同一人物的公文组合成一个案卷，这是实际工作中使用最广泛的方法。 例如：北京市××局关于物价管理工作的通知、规定； 北京市××厂关于排污问题的报告、通知。 ⑵按照时间特征组卷：把内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在一起。 例如：北京市××公司2010年经理办公会议记录； 北京市××厂2010年第一季度生产情况统计表。 ⑶按照责任者特征组卷：责任者指公文的制发机关或个人。将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起方法。 例如：北京市××局关于干部培训、福利待遇等工作的规定、通知。 ⑷按照公文名称特征组卷：将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的方法。 例如：北京市××公司关于所属企业改革情况统计报表。 注意：利用公文主要特征组卷的方法使用广泛，但在实际运用中，只按一种特征方