六合国土分局综合档案室工作细则.docVIP

南京市国土资源局六合分局综合档案室工作细则 为进一步规范六合国土分局整理建档工作，根据档案管理的相关规定，结合我局综合档案室实际情况，制定本实施细则。 一．案卷接收 1. 接收案卷的时间 案卷接收由专人负责，主任监督。文书档案材料接收时间在每年1月份的最后一个星期；照片、声像档案接收时间在每年3月份的最后一个星期；各科室业务案卷接收时间在每年4月份的最后一个星期；电子档案接收时间在每年5月份的最后一个星期；地籍案卷接收时间在每月份的最后一个星期；会记档案接收时间在案卷形成后一年的3月份的最后一个星期。 2. 接收案卷的程序及要求 各科室的业务档案由各科室的兼职档案员负责整理组卷，编写好卷内目录和案卷题名后方可移交。案卷接收人员必须仔细核对案卷数目，认真核查每宗案卷的材料份数、表格填写齐全性和纸张的完整性。案卷接收人员在确认无误的前提下，方可在案卷移交单（见附表1）上签字并接收案卷。同时，案卷接收人员在核对案卷时，要及时将移交的案卷分类、摆放。 3. 接收案卷的分类原则及分类名称 案卷分类原则：以我局制定的分类方案为原则，按照案卷的材质、保管期限分类建档。填写档案收进分类登记簿（见附表2） 具体分类名称： 1）综合类； 2）财务类； 3）地籍管理类； 4）利用规划类； 5）建设用地类； 6）监察类； 7）科技信息类； 8）电子声像类； 9）地质矿产类. 二．整理建档程序及要求 1. 整理编序，编排页码 根据档案管理的工作要求，为以后案卷扫描工作的顺利展开，档案整理人员必须严格按照《归档文件整理规则’和‘案卷封面’。‘卷内目录’字体、字号要统一大小格式，打印前后都要核查内容的准确性和打印的清晰度，确保无误。 4. 数字化扫描 扫描人员工作中，要准确、仔细的每页扫描，杜绝错误、质量差。对于大图可以采用照相数据替代，但是要及时挂接。 5.分类装订 装订要严格按照规范标准执行，打孔要在预留空内，发现案卷内容在装订线外必须停止装订，退回重新整理。需加档案纸板的要剪角，并且用胶水粘贴在案卷上。装订要形成立面，案卷底边要整齐。装订线要系紧、结实，多余线头要缠绕在装订线内。装订过程中要注意保持档案的清洁，做到档案的整齐、美观，便于保管、查阅。 三．整理归档程序及要求 档案归档依旧采用“隔年集中统一归档”，归档时间在每年的4至6月份。档案管理人员在归档过程中，注意各种档案建档的要求，缺件档案、内容填写不完整档案、装订不合格档案严禁归档。发现建档错误要及时纠正，重新装订。 1.编写案卷目录，给出档案号 编写人员要细心,多检查,字迹要端正、清楚。案卷目录内容要和档案内容统一，杜绝错误。 档案盒盖章，案卷进盒 档案盒应采用无酸纸制标准档案盒。盒脊4厘米，盒脊要盖章。盖章时要清晰，数字要尽量平行、美观。及时进盒，每盒原则上不准超过10本档案，严禁盒内档案颠倒头摆放。档案盒要折叠整齐，内绳要系紧，外扣要扣好。 档案卷宗电脑录入 录入内容要准确，电脑录入的内容和纸制档案资料要统一。绝对禁止录入档案错、少、乱。发现问题要及时汇报，以便兄弟科室及时解决。录入结束的档案要及时入库，严防丢失。 4． 档案盒上架入库。 入库摆放档案,要区分好各目录号在库房的具体位置，上架时要注意预留将来入库档案的位置，随时根据实际情况调整。 四．档案查询、借阅利用 综合档案室的库藏档案，除土地登记资料外的档案原则上不予提供系统外单位或个人查阅，确需查阅的必须经查阅内容所涉及的分管领导同意。 土地登记成果实行“公开查询”原则，纸制档案资料查询执行《土地登记资料公开查询办法》要求。档案人员要坚持原则，严禁违反规定私自查询。 1. 档案查询程序 1)申请。 查询土地登记资料的申请人须出示《土地登记资料公开查询办法》所要求提供的证件（身份证、介绍信及需提供的其他证明），须说明查询目的及查询内容。系统内部的查询人必须是各科室负责人或兼职档案员，否则不予接待。 2)受理 负责接待的经办人员：须先审核查询人所提供的有效证件，查询土地登记资料的申请人经审核符合《查询办法》的方可受理。符合规定的查询人必须填写查询申请书（见附表3），明确需查询的土地坐落及查询内容，具体经办人要签字。 3)查阅内容所涉及科室的负责人要填写意见。 4)局办公室主任填写意见，分管领导审核。如果分管领导不在，可由局办公室主任签字批准，但是，事后要向领导汇报。 5)会计室交费。收费标准严格按照物价局核定的标准执行，档案人员可以带查阅人到会计室交费，但是档案管理人员严禁接触钱币。 6)查找档案，提供查询结果。需出具证明的，必须先经分管领导审批同意后，方可提供。查询人自行书写、摘录的资料不予盖章。 2. 档案借阅程序 1)借阅人填写档案借阅申请书（见附表4），须说明借阅目的及查询内容。 2)查阅内容所涉及科室的负责人