档案管理第九章.ppt

第九章 档案著录 第一节 档案著录的意义和要求 档案著录是档案馆（室）编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 著录的结果是编制出档案条目。条目，是指根据一定的方法，将反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目组合成一条记录。 条目是编制档案目录的基础。档案目录是将许多条目,按照一定的次序编排而成的条目组合. 档案著录可以揭示档案的主要内容，物质形态，科研价值，指明出处和存放地点，区别相互之间的异同，有效地揭示馆藏，使利用者从著录事项中对档案材料有一个概括性的了解，也便准确迅速地查找自己所需要的档案材料。 档案工作人员也根据条目上的著录事项，熟悉档案内容，判明每一个案卷或文件在库房中的存放位置，据此索取档案以满足利用者的需要。 档案著录是编制档案检索工具的前提和基础。著录工作的质量直接影响检索工具的质量。 第二节 著录项目及标识符号 一著录项目 著录项目是用以揭示档案内容和外形特征的记录事项，由大项和小项组成。如题名、责任者、发文编号、文本、密级与保管期限、时间、载体形态等。 （一）题名和责任者项 党政机关的公务文件一般称作标题，科技文件叫名称，在档案管理中统一叫题名 编号是指文件在制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等。 责任者，档案部门习惯称为作者，公务文件的作者通常是机关、机关内的某一个组织机构，有时是机关的领导人。 （二）文本项 文本是文件稿本的名称。通常可分为正本、副本、草稿、定稿。著录文件的文本，能反映文件的形成过程及其有效性，对于确定档案的价值，有一定的作用。 （三）密级与保管期限项 绝密\机密\秘密,永久、长期、短期 （四）时间项 文件上的成文时间，案卷封面上的卷内文件起止时间，著录文件的时间，有助于了解文件形成的时代背景，也是查找档案的重要途径。 （五）载体形态项 档案载体的物质形态特征，数量、单位、规格、附件等情况 （六）丛编项 在一个总题名下，汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件。多用于会议文件、丛书、丛刊书稿档案的著录。一般可省略 （七）附注项 是对各个著录项目中需要说明和补充的事项，凡一切能进一步说明档案内容、价值及有关考证方面的材料，均可著录在附注项里。 （八）提要项 是对文件或案卷内容的简介与评述，是认识档案，了解档案内容和价值，指引利用者正确选择所需要的档案材料具有重要意义的著录事项。 （九）排检与编号项 是档案馆业务注记项。 分类号、档案馆代号、档号、缩微号、主题词，除主题词外都是档案案馆的业务注记，业务注记不是档案本身特征的记载，而是在档案管理和编目工作中的业务需要而确定的著录事项。主题词是揭示档案主题内容的规范词，是进行主题检索必不可少的项目。 二、标识符号 分为著录项目标识符和著录内容标识符。标识符号能把复杂的概念，转换与简洁、概括的书写称谓形式，指代某一特定的实在内容。具有固定著录项目排列的顺序和准确认识不同著录项目的功能。 （一）著录项目标识符 在各大小著录项目之前完以点、横、斜线等符号，用来识别所代表的项目 .——各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）之前用此符号。圆点标前略靠下，占半个字的位置，横线占一个半字的位置 =并列题名 ：副题名及说明题名文字、文件编号、规格 /第一责任者。若有两个第一责任者，只在第一个责任者前使用。 ；（分号）其它责任者、保管期限 ，相同责任者，用于有两个第一责任者或几个其他责任者之间 +附件。 注意：1、除“.——”符占两格外，其他符号占一格，在它们前后都不空格。 2、除题名和责任者项外，各大、小项回行时，均不省略标识符。 3、凡重复著录一个项目，需重复添加该项目的标识符；不进行著录的项目，其符号连同项目一同省略。 （二）著录内容标识符 用来识别著录内容的属性和可靠程度 （）责任者所属机构名称（谢和平，中国矿业大学）、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代（清）、外国责任者国别及姓名原文、从编项 [ ]自拟著录内容、载体类型标识 ？推测的不能确定的著录内容与[]结合使用，如[1960？] ?表示每一个残缺文字、未考证出的责任者，时间及难计数的残缺文字用三个“?”号 ∽起止联结 第三节 著录格式 一、著录格式，是指条目内各个著录事项的组织、排列顺序及其表示方法。 段落式标识符号法、段落式空格法、表格法 段落式标识符号法，是将全部著录项目划分成几个著录段落，每一段落单起一行。同一著录段落内不同大项之间，同一大项内不同小项之间，均有特定的标识符号来分隔，第一个特定标识符号代表一定项目，便于识别。 优点：便于根据符号识别不同项目，无论用什么文字著录，只要能识别标识符号就可以。 分类号