电大办公室管理201334课件.ppt

第一章 办公室实务概述 【教学目的】 通过本章教学，使大家对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。 一、办公室的含义与职能 一、办公室的含义与职能 一、办公室的含义与职能 二、办公室实务的范围和内容 二、办公室实务的范围和内容 二、办公室实务的范围和内容 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 三、办公室环境的布置和管理 四、办公室器械的使用 四、办公室器械的使用 四、办公室器械的使用 四、办公室器械的使用 四、办公室器械的使用 四、办公室器械的使用 五、办公室用品的准备 六、办公室和接待室的管理 七、办公室零用现金管理 第一章 小 结 第二章 文员实务 【教学目的】 通过本章教学，使大家了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。 一、文员的工作顺序 一、文员的工作顺序 一、文员的工作顺序 一、文员的工作顺序 一、文员的工作顺序 二、文员管理时间、费用的方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 三、文员的工作方法 第二章 小 结 第三章 电话、电子通讯 【教学目的】 通过本章的教学，使大家了解电子通讯设备的简单原理和使用常识，能够比较熟悉相对比较先进的电信设施的用途用法，正确有效地使用常用电信设备，提高工作效率。 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 一、电话接打 二、新型电子媒体的运用 二、新型电子媒体的运用 三、新型电子工具的利用 第三章 小 结 第四章 邮件收发 【教学目的】 通过本章的教学，使大家掌握邮件收发的工作程序和特殊情况下的处理办法。 一、邮件的收取 二、邮件的分拣 三、邮件的拆封 三、邮件的拆封 四、邮件的处理 四、邮件的处理 四、邮件的处理 四、邮件的处理 五、上司不在时邮件的处理 六、邮件寄发前的准备 七、邮件的寄发 八、电子邮件处理实务 第四章 小 结 6 留言的方法 1、记录要清晰、简明扼要； 2、要及时告知上司； 3、注意内容的保管、保密和备份。 4、使用专用的留言纸。P49 电话记录单 来电时间 □紧急 接话人 留言人 对方单位 留言人电话 □将再来电 □请您回电 留言内容 处理意见 7 打电话要点 1、自报家门和音量（前面已讲过） 2、替上司打电话时要做好沟通，避免长时间的等待。 3、要做好跟踪和反馈（是否已回复、是否已完成） 4、注意时机和场合：比如行车中、开会中、影剧院、飞机上尽量不要通话。 5、不要一心几用，同时做其他事（前面已讲过） 6、有必要时先预约（省时、省钱） 7、不要公话私用，长时间占用电话。 8、学会委婉地表达意思。（比如拒绝别人、告诉对方不利的消息） 8 有效地使用电话 1、选择合适的打电话时间； 2、打电话时先计划好谈话内容，必要时列出提纲。 3、仔细核对电话号码，保证一次成功。 4、养成做通话记录的习惯； 5、拨打出电话要有耐心； 6、替上司打电话时，要保证上司能够立即说话。 7、不要让对方久等你的电话。 9 筛选电话 1、练就听声辨人的本领。 2、熟记客户姓名，听声即能叫出对方姓名、职务。 3、迅速地弄清对方来电目的，具体问题具体分析。 4、适时转接电话，灵活处理。 5、礼拒推销等无谓电话。 6、礼受投诉电话。 7、不卑不亢，讲求通话效率。 案例： 你正在打一个公务电话，这时老板走过来坐在你办公桌旁，你知道电话还要打一段时间，然而老板一直在旁边等着会不耐烦的，你应该怎么去做？ 分析及要点： ①首先因该用手捂住住话筒，轻声对老板说你还需要一段时间才能打完电话。②然后再询问上司是否需要立刻停止和对方通话，但同时告之上司，这个电话非常重要。 ③最后在在上司走后向通话对方如实解释耽误通话的原因。 1 国际IP电话 模拟信号－数字信号（压缩）－因特网传送－接收（解压）－还原