第一章 操作简介 - 中国科学院上海硅酸盐研究所.docVIP

中国科学院资源规划（ARP）项目（二期） 网上报销系统简明用户操作手册 （V1.0） 第一章 操作简介 1.1整体功能介绍 新版网上报销系统是ARP综合财务系统的一个子系统，与人力资源、综合财务、科研项目、科研条件系统等业务系统紧密集成，实现了借款单填写、报销单填写、领导审批、财务审核、财务支付的网络化流程管理。网上报销系统以课题成本管理为核心，围绕财务审核流程，完成借款填写、报销填写、固定资产转固、领导审批、预算控制、财务审批、银行支付，自动生成记账凭证。员工借款报销和领导审批不受任何时间、地点的限制，同时将费用支出与预算管理子系统关联，实现实时预算控制。 网上报销系统主要包括借款单录入、报销单录入、固定资产审批及转固、领导审批、财务审核、财务支付、授权代理和基础设置等模块。其中，借款单录入和报销单录入是核心业务模块，也是信息流的出发点，用户通过网上报销系统填写并提交借款单或报销单，经由领导审批、财务审核、财务支付流程，最后将数据导入ARP财务模块生成记账凭证。其中领导审批和财务支付流程是可选流程，根据各单位管理需要在系统设置中设置是否启用此项流程。通过授权代理的功能，可实现代理借款报销业务。作为业务流程的数据平台，基础设置提供了与业务相关的基础数据，包括基础数据维护和基础类别维护。 网上报销系统是基于Internet的借款报销管理流程，打破了传统的财务手工作业的局面，使费用报销流程统一化、简单化和透明化，加强了科研管理内部控制，在一定程度上提高了工作效率，节约了管理成本，加速了资金周转速度。 1.2系统登录 新版网上报销系统是部署在研究所的VPN区内，访问网上报销系统必须先登录本所的VPN，然后才能登录网上报销系统。 1.2.1登录VPN 打开IE窗口，输入VPN登录地址，如下图所示： 图1-1 VPN登录 输入用户名和密码，点击“提交”按钮即可登录VPN。 1.2.2登录网上报销系统 登录VPN系统后，在页面上点击“所门户ARP（HTTP）”登录地址链接， 进入“中科院ARP系统”登录页面，选择“非证书登录”，录入用户名和口令，用户名是原网上报销帐号，初始密码是身份证号，登录系统后，可通过“个人设置”修改登录密码。 点击“财务系统”,选择网上报销，进入网上报销系统 图1-4网上报销系统 第二章 个人设置 2.1个人密码修改 路径：个人设置修改密码 第一次登录新版ARP系统后，请及时修改登录密码。具体修改方式是在个人设置修改密码下录入原密码和新密码。 图2-1修改密码 2.2个人信息维护 路径：个人设置用户信息 在用户信息中用户姓名、用户名、性别。生日等信息从人事薪酬模块同步，可以维护邮件、电话、手机信息，同时可以选择订阅消息提醒。 图2-2维护用户信息 2.3信息提醒方式选择 路径：个人设置用户信息提醒类型 在用户信息的提醒类型中选择所需的信息提醒方式，例如选择“短信”提醒方式，并且维护了手机号码，当本人的借款或报销财务支付后，会发送短信到用户手机，此信息为免费信息。 图2-3选择提醒类型 第三章 操作变更内容 3.1借款单填写 借款单按照借款金额是否确定分为定额借款和限额借款。本模块主要功能是借款单录入和提交的管理，借款人通过此模块在网上报销系统填写借款单或者通过授权代理人，由代理人代为填写委托借款单，借款单填写完成后提交领导审批、提交财务审核。 借款填写内容如下图： 图3-1 借款单分类 图2-2 借款单录入 3.2报销单填写 报销管理，按照费用的具体用途将报销单分为十八类报销单，具体是：差旅费、交通费、招待费、劳务费、维修费、办公费、离退休人员经费、固定资产、材料消耗品费、会议费、外事差旅费、外事国际会议费、外事招待费、经费转拨、现金还款、费用分摊、医疗费、普通报销单。各研究所可以根据管理实际需要启用相关类型的报销单，报销人可以根据费用的具体用途，选择对应的报销单类型。报销管理主要功能是报销单录入和提交的管理，报销人通过此模块在网上报销系统填写报销单，并选择报销支付方式或选择冲销前期借款。也可以通过授权代理人，由代理人代为填写委托报销单。报销单填写完成后，提交领导审批、提交财务审核。 图3-3 报销单分类 报销单页面分为四个区域：分别是汇总信息、单据行信息、结算方式和借款冲销。 报销单汇总信息中需要填写报销事由和单据张数信息，电子邮件和电话如果在个人设置中已经维护，报销单页面可以自动带出信息 图3-4 报销单汇总信息 单据行信息，点击单据行区域内的“增加”按钮，逐行添加明细报销信息 图3-5 单据行信息 结算方式默认为“银行卡”，默认的类型可以根据研究所需要在系统配置中进行调整。默认单一结算方式，支付金额为报销单合计金额。可以选择添