8会议策划03.ppt

有效会议管理 —— 会议策划 * * 制定会议筹备进程时间表 会议策划内容确定下来后，接下来就是要制定一份详细可行的会议筹备进程时间表。严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保证。 制定会议筹备进程时间表 1、预定客房与会议是。会前3周考察（会前15天—会前21天）；会前1周（会前7天—会前10天）确定客房与会议室。 2、确定会务组。会前1周（会前4天——会前10天） ☆注意事项; （1）会议必须确定一个总负责人 （2）动员一定要充分，汇众必须服从停一安排部署 （3）会务组人员要提前处理好自己的正常工作 中型会议的会议进程计划表 制定会议筹备进程时间表 3、召开会务组动员会。会前4天—6天。 ☆注意事项： （1）任务分工明确 （2）讨论并多听取意见 （3）会务组成员人手一份会务组成员通讯录 （4）制定一份每日安排表（以时间为序，包括事务、负责人等），人手一份 中型会议的会议进程计划表 制定会议筹备进程时间表 4、会议参加人员情况的了解，在会前4——15天左右进行。 5、确定就餐的酒店，酒店初选（会前4天—8天）；酒店确定（会前2天—5天） 6、录像摄影师的预定：会前2天—7天 7、会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前1天—10天 8、会前会议日程表和会议须知的准备：会前1天—2天 9、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备：会前2天——5天 中型会议的会议进程计划表 制定会议筹备进程时间表 10、会场设计与摆设。设计：会前5天—7天；摆设：会前1天 ☆会场布置注意事项： （1）根据会议议题、会议形式来设计会场 （2）注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可以用搬家公司应急。 （3）注意余辉嘉宾和领导的座次。 11、会务组现场设办公室：会前1天—2天 中型会议的会议进程计划表 制定会议筹备进程时间表 12、接站：会前1天 ★接站注意事项： （1）根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待 （2）会务人员安排 ①在火车站、汽车站、机场，由司机开车接站或由会务接待组人员接站，或对重要嘉宾由领导亲自接站 ②在宾馆，财务人员收费（如需要收费的话） ③宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡 ④接待人员接待、签到、发放礼品资料等 ⑤宾馆入住引导，由宾馆服务员来做或由接站人员兼任，签到、如房间向导及帮拿行李 中型会议的会议进程计划表 制定会议筹备进程时间表 13、早到客人的安排：天前1天或更多 14、摄影录像：会议开始时起 ☆摄影录像的注意事项; （1）选择会中休息或三会时拍照，这样人员齐整，时间紧凑 （2）提前选好照相地点 15、票务：会议结束前1天 ☆注意事项： （1）要在会议须知中体现 （2）如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责 中型会议的会议进程计划表