Outlook日历功能使用讲训.ppt

SGT IT 技能培训系列 （2） Microsoft Outlook 2003 培训日历功能 * 2011.01.04 课程描述 日历功能概述 约会与会议安排 日历功能概述 Outlook 2003 提供了日历功能，使得用户可以在同一个窗口中并行查看多个日历成为可能。 日历有三种类型： 本地日历 服务器端日历 他人共享的日历 日历中可以建立约会、会议，并能设置前置提醒时间 日历、约会与会议安排 了解日历项的基本类型、有效地将活动记入日历，以及利用更多高级功能（如定期和提醒）牢牢掌握重要日期。 结合日历功能，我们还可以实现约会与会议的安排，并能通过电子邮件的方式通知与会人，实现办公的自动化。 在Outlook 2003 中日历事件分为：约会、会议、全天事件。 约会：是只与您自己有关的事件。 会议：会议与约会类似，区别在于您会邀请其他人参加。 通过会议图标 可以分辨会议与约会之间的区别。 全天事件：此类事件是一种持续全天的活动，但它不会在日历中预留时间。使用全天事件时，仍可在当天的日程中显示其他项目。 在日历中，我们可以根据需求选择显示模式，Outlook 2003 提供了：一天、工作周、周、月，四种视图。 建立新的日程安排：在右侧日程框中右键单击，在弹出菜单中选择需要建立的项目。 键入主题、地点，在下方的时间范围中选择约会的开始与结束时间，输入约会的具体内容后点击“保存并关闭”。 新建一个会议 输入主题，然后点击“收件人”按钮。 选择会议参与人，选择资源（会议室\投影机\车辆等）。“必选”是会议必须出席的人员。 选择好会员参与者和会议资源后单击“确定”，返回会议安排界面，输入其他信息后点击“发送”，会议安排就会以邮件形式发送至需要出席的人员邮箱中。 参与者确认会议请求 会议参与者在收到会议组织者的邮件后，可以选择相应的动作以回复该请求。 回复动作分为“接受”、“暂停”、“谢绝”、“建议新时间”。 受邀者回复后，会议邀请将会作为日历事件移动至“日历”中。 会议组织者跟踪邀请状态 会议组织者打开会议要求后可以在“跟踪”功能中查看到会议参与者、会议资源的反馈信息。 共享日历 服务器端日历可以共享给其他用户，并可设置相应权限 资源邮箱列表 Meeting Room A = 二楼会议室 Meeting Room B = 总经理办公室 Meeting Room C = 一楼会议室 Meeting Room D = 生产部办公室会议室 Meeting Room E = 四号厂房一楼会议室 Car-AS8002 = 大巴 Car-DP7576 = 帕萨特 Car-E54559 = 面包车 Car-ET4959 = 卡车 Car-HA3063 = 途安 Car-JL6785 = 昊锐 Car-KR2015 = 迈腾 结束！ SGT IT 技能培训系列 （2）