文控工作流程.doc

收文类 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来文件（含图纸、客诉等）处理流程 图纸： 1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。 3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。 客诉： 1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质其他”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。 3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质其他”工作表。 注：有时客诉涉及RD等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。 外来文件（行政等）处理流程 行政来文： 1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。 2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。 3、纸质文件存放至相应档案盒。 注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。 发文类 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 发文（含红头文件、通知等）处理流程 发文： 打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章 注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。 文件编制、更改、销毁 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文件编制流程 体系文件： 1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章（右上角45度倾斜），交于责任部门。 4、《文件发放记录》上登记签名。 文件更改流程 体系文件变更处理： 1、变更部门领取《文件更改申请》，并按要求填写完整、批准后交于文控，文控标准化变更文件，打印交于变更部门，让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章（右上角45度倾斜），交于责任部门并回收旧版文件。 4、《文件发放记录》上登记签名。《文件作废通知》填写 5、将此次情况登记在《作废文件清单》中。 文件销毁流程 销毁： 填写《文件销毁申请》，相应负责人确认后，进行碎纸或火烧处理 证照印章协议荣誉（贵重物品）类管理 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来其他（荣誉、证书、协议、专利等）处理流程 1、接受后，在《外来文登记》中签名登记 2、复印及扫描（协议除外）。原件及复印件存入相应档案盒中。 3、记录此次情况。 证照印章（贵重物品）借用流程 1、借出部门填写《证照外借记录》，经过确认批准后，交于使用，归还后确认签名 2、摄像器材类使用填写《借出财产登记》，归还后确认签名 3、印章使用填写《使用印章登记薄》，对应领导批准后予以盖章 注：1、原则上要求必须签完，若总经理或领导不在又急需情况，电话联系确认，事后补签 2、印章每日注意锁入柜或抽屉中 其他 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 会议 注：《会议签到表》、《会议记录》、《会议纪要》三份订起，存入会议文件盒 大事记载 及时记载公司大事，包含公司活动、政要来访、客户来访等，其照片影像存入 通讯录更新 每月更新一次