对《档案行政许可文书示范文本》的思考.pdfVIP

《山西档案)2ol1年第2期 ·法制建设 · 37 后，也不是马上就可以向社会公众提供利用服务。《中 华人民共和国档案法》第十九条是这样规定的：“国家 档案馆保管的档案，一般应当自形成之 日起满三十年 向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开 放的期限可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利 益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可 多于三十年。”从这一规定我们可以看出，对一般的档 案，自形成之日起满三十年是其发挥档案第二价值的 时间点，那么，是否就能把档案 自产生之 日起满三十年 作为判定档案从第一价值 向第二价值完全过渡的标 准?回答当然是否定的，因这个标准仍然是人们在无法 找到档案价值准确判定标准情况下的无奈之举，其直 接后果是导致许多已实现第一价值向第二价值完全过 渡的档案仍处于封闭状态而不被社会利用，这就大大 地制约了社会公众对档案信息开发利用的进程，这与 国家档案局一再要求的档案工作要实施 “服务为先，全 面完善方便人民群众的档案利用体系战略”显然不相 符，与当今世界在档案开放利用方面，一再降低档案封 闭期，及时使档案发挥第二价值的流行做法，显然有些 相悖 !那么，如何应对这种状况呢? 1．把传统由档案馆负责的档案鉴定工作交由档案 室来完成。作为机关内部机构的档案室，对 自身档案产 档《案行政许可文书示范文本》是国家档案局为 生及其运作情况更为熟悉 ，对档案第一价值的完结时 实现档案行政许可文书规范化而拟定的一个重要文 间点的把握更精准，这样就可以把档案移交工作变成 件，自施行以来收到很大成效，但也出现一些需要解决 档案室的一项 日常工作，不必在拘泥于十年一移交的 的问题。为此，本文谈两点浅见。 规定，可以随鉴定随移交，或是一年一移交，这就大大 一 、 亟须修订 《档案行政许可文书示范文本》 缩短了已完结档案第一价值的那部分档案的滞留期 2003年 8月27日《中华人民共和国行政许可法》 限。如此一来，凡是经档案室鉴定完成档案第一价值的 的颁布，标志着我国行政许可步人法制化的轨道。随后 档案移交档案馆后，档案馆马上就能提供给公众利用。 各行业的行政许可规章、规范性文件陆续出台，档案也 从而使档案馆不必再为档案的鉴定分散精力，使其为 是如此。2005年5月 17日国家档案局第7号令公布 社会提供档案利用的功能发挥得能够更加充分。 了 《档案行政许可程序规定》，并将 《档案行政许可文书 2．对于处于由第一价值向第二价值过渡且第一价 示范文本》作为其附件。五年来 ，档《案行政许可文书示 值显现尚强的那部分档案，仍由档案室保管。对于那些 范文本》将档案行政许可文书纳入档案工作规范化管 随着时间的推移 ，过渡期内档案的第一价值明显走弱， 理范围，使其很好地发挥记载、沟通、凭据等作用，不过 而第二价值强显的档案，档案室可根据实际情况，在提 现在看来这个文件也存在一些不足，与档案行政许可 出限定条件的前提下移交档案馆，有条件地向社会公 需求不相适应，亟待修订。 提供利用。 笔者认为，修订范围包括以下四个方面：一是增 3．建立馆、室间的快速网络沟通机制。当用户到档 加文种。现有相关文种有接收凭证、通知书、决定书三 案馆提出自己的利用的意向后 ，档案馆能迅速地与保 大类共8种，从最初的接收材料到受理(不予受理)档 管有这类档案的档案室进行沟通 ，让档案室迅速针对 案行政许可以及补正材料或档案行政许可延期的通 相关档案的内容进行鉴定 ，在第一时间内可回答用户 知，直至最终作出准予 (不予)以及撤销档案行政许可 这部分档案是否可向其提供利用，从而最大限度地开 的决定，基本上是从受理者撰写一般性文书的角度考 发那些已具备第二价值的档案资源。 虑的。如果从其他角度来看还有一些文种。比如，申请