关于如何做好文件传阅工作几点思考.doc

关于如何做好文件传阅工作的几点思考 文件传阅是机要科的一项重要职责，也是为领导、基层提供优质服务的具体体现，必须严格要求，精益求精。结合多年来机要工作实际，我认为做好文件传阅工作应做到以下几点。 一、严格遵守保密纪律是做好文件传阅工作的前提 机要科每天收发大量不同密级的文件，这就要求我们必须以安全保密为前提，以迅速准确为标准，以没有失误为目标，严格按照保密法、保密规章制度和文件传阅制度的规定，加强机要文件和涉密事项的保密工作，增强保密意识，切实做好重点单位和重要部位的保密防范工作；对阅办完毕的文件要及时回收特别是上级重要文件要按时回收，防止遗失。对收回的文件要分类存放，以备查寻。同时，机要人员每天数次到领导办公室传送文件，可能会恰逢领导研究、讨论秘密事项，这就要求机要人员必须严格遵守保密纪律，切实做到不该说的不说，不该听的不听，不该问的不问，不该看的不看。 二、熟悉、掌握区领导及各委、办、局的分工和职责范围是做好文件传阅工作的有力保障 只有熟悉、掌握区领导及各委、办、局的分工和职责范围才能根据文件的内容，确定来文应该送谁批，送谁阅，由哪个部门办，谁主办，谁协助、谁协调，同时还要掌握本机关各项工作的办事程序和公文处理方面的一些习惯做法。才能让上级文件、领导的指示精神，及时、准确的传递到位，真正做到快捷、高效、无误。 三、提高收发效率是做好文件传阅的基础 机要人员在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后，应贴好文件传阅单，盖好存档、收文章后及时送领导传阅。在传递过程中，要严格控制传阅范围，按规定的范围组织传阅，不允许私自扩大阅读范围，更不允许携带机要文件离开办公室。同时，即便每天收的文件再多，都应做到对收到的每一份文件，要仔细阅读一遍后，再根据文件内容确定发文范围，这样既避免报错领导，又防止漏掉与文件有关的单位。此外，为了确保上级指示、精神及时、准确上传下达，还要做到文件登记不过夜，急件急办；对一些需报结果的文件，为了引起领导注意，用红笔在文件上给做明显标记，特急件及时与领导本人联系，直至得到落实为止。 四、文件传阅必须坚持五条基本原则 1．文件传阅夹要做到专夹专用。为了方便领导和查找，中央市委、国务院市政府、批办文三个文件夹的文件要分别存放，不可混同。 2．遵循合理的传阅顺序。传阅文件一般按区长、常务副区长、副区长顺序进行。遇有领导外出，可顺延下位领导传阅，回来后及时补阅。为了提高传阅周转速度，防止文件积压，要做到“勤送、勤取、勤催”,做到文件不横传、不积压。 3．履行严格的登记手续。对于领导批示的文件要进行严格的登记，以准确掌握文件的行踪。同时，作为机要人员，有责任也有义务时刻提醒领导不要将传阅件从文件夹中抽出、留存，以便杜绝文件失控或下落不明的情况发生。 4．确保领导批示的落实。凡领导在传阅文件上作了批示的，要在登记后及时通知有关单位。特别是批转有关单位办理的文件，机要人员要做好登记，及时通知有关单位阅办，并转给督查室督促承办单位及时向交办领导报告办理结果，切实做到“件件有回音，事事有着落”。为方便领导、增加工作透明度，每月初应分别把上级及区内文件领导批示情况用表格的形式填好承办结果，经整理、校对无误后，报各位领导阅示。通过一张表格，就能让领导清楚的知道自己本月共批示了哪些文件，需报结果的落实多少，以更好的促进各项工作的全面落实。 5．不断改进提高。在实际工作中，不能要求领导来适应我们，而应该我们去主动适应领导。作为一名称职的机要人员，要经常与领导沟通，了解领导在阅文方面的需求，根据领导意见不断改进传文的方式、方法，切实提高文件传阅效率。 应该说，为了更好的做好文件传阅工作，我们已经作了一些积极的努力和探索，但是距离创造一流服务的要求还有一定差距。今后我们还要不断学习、总结办文经验，随时与领导、基层沟通，征求他们的意见，按领导的要求，不断改进传文的方式、方法，做好上传下达，让上级文件、领导的指示精神，及时、准确的传递到位，用我们的实际行动，为领导、基层创造快捷、高效的办文环境。