办公自动化OA的特点.doc

办公自动化OA的特点 ? 办公自动化OA在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心，包括了公文审批、办公管理功能。其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索，实现符合企业行政要求的审批结构体系，达到“审批自动化”的目的，从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费，提高审批的工作效率。包括以下特点： 第一、以强大的审批工作流为核心。 从办公自动化OA的技术开发平台发展过程来看，主要是运用了流转技术，实现对文件实体在网络上的传递，并通过定义接收者的先后顺序，实现审批流转路径的定制功能。结合企业在行政组织架构上的要求，在流程定制中融入组织结构、人员、组别、角色、岗位等特征，实现灵活强大的定制结构体系，以满足企业在公文审批方面的要求。 第二、专注于办公事务处理。 由于办公自动化OA发展起步较早，因此在其定位上专注在企业办公综合事务处理，如文件管理、车辆管理、办公用品管理、会议管理、档案管理等，其所体现出来的价值表现就是对企业办公事务的处理。 第三、实施范围较为广泛，要控制得当。 随着企业信息化建设的发展，信息系统实现业务管理方面的能力要求越来越受到重视，不少企业在实施办公自动化OA的同时提出了很多具有企业业务特色的功能要求。而这些功能要求往往已经超越了传统的办公自动化OA所能解决的范畴，造成了对办公自动化OA在实施范围控制上的一个“模糊边界”。因此，如果不控制好这个范围的界定，极大可能造成项目的风险和失控。在对这个范围的控制上，总结出以下几点考虑的因素供参考： 投入的成本效益比：只有那些对企业真正起到效益的功能我们才值得投入成本去实现，否则只会带来时间和成本的浪费，而获益不大。 用户使用范围：在考虑到一个功能是否值得开发的时候，其中也要考虑到用户群对象，如果只是个别用户在使用的功能，而这些业务又非关键业务的话，我们可以考虑先不列在此范围内。 使用的频度：对于一个使用频度很低的功能要求，尽管可以实现，但是考虑到最终的使用只是一年几次或者一年一次的，我们也没有必要纳在实施范围内。 是否可以解决：部分用户的功能其实可以利用一些现有的软件和系统的功能就能解决的，这样也没必要重新开发一个新的功能。通过上述几个因素的统一考虑，确定出一个合适的“度”，围绕着这个“适度”一步一步实现，才能合理控制成本和发挥办公自动化OA的最大效益。 第四、二次开发量较大。 由于上述第三点的特点，必然会出现对原有办公自动化OA的二次开发要求，开发量需要根据提出的功能要求复杂程度而定。这个过程中也会牵涉到对所选择的办公自动化OA技术架构上的问题，如果这个核心架构不能满足企业业务上的灵活要求，那么就意味着全新开发的可能性。 把知识管理融入OA 今天，OA的一系列的变革令人瞩目，其中之一便是OA的管理核心正在由单纯的事务处理转向融合知识的多层次办公管理，换言之，知识管理是OA系统的革命性进展，是新一代OA系统的发展方向，而OA将为知识管理提供基础环境，成为实现知识管理的协同工作平台。 ? OA管理核心的转变：知识管理 ? OA经过十几年的发展，已经进入到新一代的协同OA时代。协同OA不仅可以实现企业各组织、各部门以及人员之间的协同，还能够很方便的将各种内外资源结合在一起，从而让人们越来越多的体会到协同所带来的高效；而接下来的问题就是：如何从现有的OA中挖掘更多的信息、创造更多的价值？我们的答案是引入知识管理思想。 事实上，知识管理正是新一代的OA区别于传统OA的应用之一。在传统OA中，企业的所有动作都是围绕着具体的事务来进行的，而OA的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作，在一定程度上提升业务效率。传统OA中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。而新一代OA不仅提供基本的信息和事务管理平台，还关注这些信息和业务过程中所包含的知识，并利用一系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用，以支持企业知识型组织的建立。应该说，引入知识管理是OA的一场革命，必将给OA带来更高层面的应用价值。 ? OA对知识管理的支撑 知识的获取：除了现成的文档资料外，知识更多的存在于的日常活动的过程中，并不断的在产生和更新的过程中。因此OA应扩大其对企业管理的涵盖面，深入企业的运营，同时将知识管理贯穿于企业运作的各个环节，让企业可以随时随地的关注、跟踪和攫取业务过程中产生的知识，并进行及时的记录，而不必从头撰写文档或单纯的以文档的形式展现。例如对一个客户从获得信息到签单的销售过程可以很方便的随时被记录，签单结束后便可自动形成知识库的一部分；另外就是OA也可以进一步扩展成为搜索、整合和组织各种外部信息的平台，并将其中的信息转化为知识供访问者共享。 知识的整理：知识的原始形态是杂乱无章的，因