文秘与办公自动化 — 秘书工作方法.pptVIP

第二讲 秘书工作方法 [概念]秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。 实例 1，王副秘书长“轶趣”一则； 2，办公厅秀才们是怎样与统计局干部密切工作关系的？ （注：第2例与后面要讲的“秘书职能环境与人际关系”一讲有一定联系） 案例：王副秘书长妙语消除“火药味” 上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。 在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。 王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！ 市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一场大脾气。 [讨论] 事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？ 案例：市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的? 以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。 于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。 本讲重点内容 秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性； 秘书应了解和学习的领导方法； 秘书主要专项业务工作方法。 2-1 秘书工作方法与管理实践 ●管理组织体系示意图● 行为科学 ：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果 A.秘书工作方法必须 与组织“四要素”有机融合 2-1-2秘书工作方法与领导工作 秘书工作适应领导工作“五法”之一：“铺垫法” 突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作） 为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通） 方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。 之二: “拓展法”——拓展延伸 属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果。 为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。 之三: “代劳法” 1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。  2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。 归纳1：秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。 归纳2：秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。 之四、伴随活动法 以实现公务活动的目的为出发点和归宿； 按进度周密安排； 提供便利； 步调协调； 拾遗补缺； 随时应变。 以此来保证领导工作有序、高效进行。 之五：主辅配合法 2-1-3 秘书工作方法与社会实践（上） （一）在实践中形成，受实践检验 我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。 学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。 秘书工作方法与社会实践（中） （二）在运用中学习，在学习中探索 学习的目的全在于运用。 学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。 2-1-3 秘书