《接待部管理》.docVIP

海南鑫玉汽车租赁有限公司 接待部管理规定 接待部是公司的枢纽，是信息中心、客户服务中心、计调中心，也是公司所有营业业务的管理和控制中心。 一、所发生业务，即时登记。 1、《现金流水帐》：记录详细的现金收支情况。 2、《营业日报表》：详细记录当日发出的所有营业业务（包括未收款的业务）。 3、《租车押金收支登记本》：详细记录每天发生的租车押金收取、退还情况。 4、《中介人返佣登记、签领本》：详细记录每笔返佣业务的租车时间、车型、合同号、租金返佣，领取人签名，主管审核等。 5、《借调车辆租金支付审核、登记本》：详细记录租车时间、车型、合同号、租金、应支租金、车主签领、公司领导审核等。 6、《违章保证金收取、退还登记本》：详细记录每笔租车业务的时间、车号、合同号、租金、客人姓名、银行帐号退款情况、经手人等。 7、《营业派车单》：对不使用租车合同的租车业务，如：接机、带驾等，要开据《营业派车单》，详细注明租金、客户结算方式等。此单随《日报表》一起送交财务部。 8、《车辆出入登记本》、《非营业派车单》：所有车辆的出、入都要详细的登记。 9、《租车合同》：租车合同从财务领取，连号使用。 10、《挂靠车主领取合同签字本》：合同号、日期、车主本人签名。 二、及时清查车辆，做好准备工作。 1、每次换班、下班都要对车辆点名、详细落实每一部车的状态；待租、已租、送修等。 2、本日预计的还车、租车业务，要提前4小时与客人联系，确认租、还车的时间、地点等，并提前安排好车辆和人员。 三、掌握好车型、卖点、价格。 1、掌握并熟知所有可租车辆的性能、排量、价格、特点。 2、熟知每辆车的“卖点”。 3、根据所签定的租车合作协议，确定协议单位；只有和我公司签定了合作协议的，才能享受协议底价。 4、掌握当前可以借调车辆的车型、特点、价格，及车主的联系方式。 四、咨询、接待、车辆计调。 1、接待部是公司的窗口，每一个接待员都是公司的形象，要热情、礼貌待客，始终微笑服务。 2、对每一位来到公司的客人，都要首先起立问好。 3、耐心、详细地为客人介绍我们的车型和服务。 4、填写车辆预定单，根据客人实际租、还车时间，科学安排车辆，以达到最高的出租率。 5、随时掌握库存车辆、已租车辆，两日内将要还回公司的车辆，提前做好预定，排班。 6、随时掌握可借调车辆的待租、已租情况。 五、客人身份、证件查验、合同手续办理。 1、自驾租车业务要详细查验承租方身份证、驾驶证、护照、机票、营业执照、代码证等。对没有五日内来琼机票的客人，要求提供本市户口人士或本地企事单位的担保。 2、报GPS监控中心，从公安的户籍网络中核查客人的身份证和驾驶证。 3、向客人解释租车合同条款、办理租车手续，收取押金和租金。 4、配司机的租车业务，要开据‘营业派车单’，详细注明用车时间、租金、服务费、用途、结算办法等。 5、所有出车业务都要填写发、收车登记表。 六、款项登记、每日报表。 1、所有的营业用车业务，都要及时填写报表，当日报送财务部门。 2、所有的租车合同、派车单、日报表、收款收据，都要连号使用，作废的文本，应保存备查。 3、所收款项详细登记入帐，并及时将现金存入银行。 4、未收或应收款， 应在租车合同、派车单及每日报表上显示未收款或应收款的金额。 5、每天要填写一份日报表，详细登记所发生的每一笔业务，结算清楚每日的营业和现金数额。 6、未收款或未结算的业务也要记入报表。 7、有中介人的业务，要注明中介人姓名和电话。 七、跟踪服务、监控车辆。 1、对已租车辆，每天打一个问候电话给客人，做好租售后跟踪服务。同时询问客人和车辆的位置，以便核实车辆真实位置。 2、每辆车租出后，马上通知GPS监控中心，跟踪监控。 3、对可疑客人所租用的车辆要报GPS监控中心，重点监控，随时掌握动向。 4、待租车辆要停放于停车场，并通知GPS监控中心，若有车辆移动，及时得到通知。 5、根据实际监控需要，通知GPS监控中心，提供相应的监控服务和轨迹回放。 八、收车结算、发票管理。 1、带驾租车业务结束后，根据营业派车单和实际还车时间，结算租金，并做好详细的登记；填写当日报表、派车单驾驶员联作为凭证，随日报表一起交财务部门。 2、检查证件、车况、钥匙，并在收发车登记表上验收登记。 3、自驾租车业务： A、自驾还车业务要提前4小时与客人取得联系，确定还车时间、地点、租金计算办法等内容。 B、在租赁结算单上填好已知的收费项目和应收款金额，准备好租车合同、应退款项、违章保证金收据；安排车队人员负责收车，要当面向收车人交待清楚收车时间、地点、客人联系方式、租金结算等事宜。 C、收发车人员见到客人后，首先向客人问好，感谢客人选择任我行公司的车辆。 D、认真检查车辆外观、内饰、发动机、油量、里程等，并询问客人该车