《归档文件整理规则》操作指南(新).docVIP

《归档文件整理规则》操作指南 1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备： 档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。 2、《归档文件整理规则》的适用范围： 《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。 3、归档文件整理的基本步骤： （1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。 （2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。 （3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。 （4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。 （5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。文件题名必须一字不变地输入，如果文件标题不能概括文件内容，请在原标题后自拟或补充标题，并加“[]”加以区别,如“××市档案局关于转发×档[2008]180号文件的通知”，应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发[××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”，又如“××市档案局通报”，应重拟标题并抄录为“××市档案局[关于市直机关达标升级情况的]通报”。有些归档文件的附件独立性强，如正文公布实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，如果目录中只抄录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时也可在正文题名后抄录附件题名，附件题名外加“（）”，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。 如果文件题名过长，超过软件所规定的120个字节（60个汉字），需进行简化，并在备注栏注明。如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件，则每一份文件都要作为一件输入。例如，××工作会议文件之一：×××同志在会议开幕式上的讲话；又如，情况反映第三期：×××贪污犯罪情况的内部通报。 （6）装盒上架：装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的几点要求如下： ①不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒（请示与批复，跨年度召开的会议等文件除外）。 ②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 ③应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。 ④档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照件号排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。档案盒脊背上起止件号，中间用“—”分开。同一年度永久、长期、短期档案集中在一起依序排列上架。 4、文件的归档时间如何确定？ 《规则》放弃了原有的按针对年度归档的做法，统一按文件签发日期（即落款日期）判别文件所属年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会形成跨年度文件，这样的文件往往统一在办结年度归档。比如，跨1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年即1999年整理归档；跨1998年、1999年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999年整理归档；下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1月收到，则该请示连同办理中形成其他文件一起归入1999年。 按照《规则》规定，不只是单份文件