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第四章 会展运作阶段的文案（中） 第一节 参展说明书 第二节 会展接待方案 第三节 展会相关活动策划案 第四节 会展意向书 4.1参展说明书 4.1.1 参展说明书的含义 参展说明书又称参展商手册是办展机构将会展筹备、开幕以及参展商参加会展时应注意的其他问题汇编成册，以方便参展商做参展准备的一种小册子。编制参展商手册是会展筹备过程中的一项基础工作。 4.1参展说明书 4.1.2参展说明书的主要内容 １）前言 主要是对参展商参加本会展表示欢迎，阐明本说明书编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般要求言简意赅。 ２）展览场地基本情况 包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。 ３）会展基本信息 包括会展的名称、举办地点、展览时间、办展机构、会展指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。 4.1参展说明书 ４）会展规则 即会展要求参展商和观众等参展时所必须遵守的规章制度，包括：会展有关证件使用和管理的规定、会展现场保安和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。 ５）展位搭装指南 是对会展展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。 ６）展品运输指南 是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。 ７）会展旅游信息 是对解决参展商及观众等参加会展期间的吃、住、行等需要和会展前后的旅游需要等做出的一些说明。 ８）相关表格 是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和展位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。 4.1参展说明书 4.1.3参展说明书的编制要求 １）实用 ２）简明 ３）详尽 ４）美观 ５）专业 ６）国际化 4.2会展接待方案 4.2.1 会展接待方案的基本内容 1）接站与引导 2）报到与签到 3）看望与会见 4）安排食宿和作息时间 5）文艺招待和参观游览 6）返离工作 4.2会展接待方案 4.2.2会展接待方案的结构与写法 会展接待方案的书面格式如下： （1）标题 综合性方案的标题由会展活动名称加“接待方案”组成。如：“2004年东北亚高新技术及产品博览会接待方案”。 4.2会展接待方案 （2）正文 正文逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费等内容，在撰写相关条目时一定要力求准确、详实，充分考虑到不同类展会和不同参展商的具体要求。尤其在具体的接站、食宿安排、及活动安排更不能有所纰漏。 （3）提交方案的会务工作机构 （4）提交方案的时间 4.3展会相关活动策划案 4.3.1 展会相关活动策划案的作用与原则 1）举办展会相关活动的作用 举办展会相关活动能满足参展企业与专业观众达成交易、获得信息等多种需求；对于办展企业而言，也能使展会的影响力、知名度提高，作用很大。这主要表现在以下五个方面： （1）丰富展会信息 （2）强化展会发布 （3）扩展展会展示 （4）延伸展会交易 （5）活跃展会现场气氛 4.3展会相关活动策划案 2）举办展会相关活动的原则 一般来说，举办展会的相关活动应遵循的原则有以下三条： （1）要切合展会的主题 （2）有助于吸引目标受众 （3）有助于提高展会效果 4.3展会相关活动策划案 4.3.2展会相关活动策划案的种类与策划 1）开幕式策划 开幕式是展会正式开始的标志，同时也是主办单位向公众展示展会的规模和实力的良好机会，因而必须受到重视，更不能有任何差错。其策划要点有以下几点： 4.3展会相关活动策划案 （1）主题 （2）时间和地点 （3）开幕式程序 （4）出席的主要嘉宾 （5）讲话稿和新闻通稿 （6）创新之处 4.3展会相关活动策划案 2）专题会议策划 在展会的相关活动中，专业研讨会、技术交流会、行业会议以及产品发布会等是最常见的会议活动。在策划专题会议时关键要掌握策划要点。 （1）专业研讨会 （2）技术交流会 技术交流会使以技术的交流和传播为主要内容的会议。这类会议是与会者就大家共同关心的领域和能引领合作事业，或是未来伙伴关系的框架进行研讨。 （3）行业会议 行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办，行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、议题和筹备方案。 （4）产品发布会 产品发布会是以发布新产品或者是