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浅谈办公自动化中电子文件的管理原则及措施 　　摘要:随着自动化办公系统的逐步普及,如何加强和管理好电子文档资料,成为新形势下办公档案管理人员需要研究的新课题,本文结合实际工作,就办公自动化系统中的电子文件管理的原则和措施进行了探讨。 　　关键词:自动化办公;电子文件;管理。 　　 　　 　　随着办公自动化的迅速发展,数字化、信息化、网络化的步伐正在逐步加快,档案信息内容和体裁日趋多样,企事业单位的信息化水平越来越高,高速公路事业的发展突飞猛进,各类业务文件直接在计算机和信息系统中撰写、传递、签阅、处理。结合管理科学、系统科学、统计科学等理论和方法,它为管理决策活动提供了有力的信息支持,电子文件信息的应用以成为现代化管理的重要标志之一。在这一过程中,电子文件的管理直接影响着电子档案的管理工作,为此,在高速公路档案管理领域,电子文件的管理无疑处于核心地位,电子文件的管理原则与措施发挥着至关重要的作用。 　　 　　一、电子文件管理的原则 　　 　　(一)档案集中统一管理的原则。 　　归档电子文件应当由档案部门统一管理,而不是由文件形成部门、计算机站、信息中心管理。这样做一是有利于从档案专业的角度出发,对本单位各类归档电子文件的管理进行统筹规划,并将其纳入规范化、专业化的轨道。二是有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别,统一进行档案电子文件的收集、存储、保管、保护,确保归档电子文件的安全。三是有利于对归档电子文件的科学整理,建立归档电子文件之间,以及归档电子文件和其他载体档案之间的自然联系,进行统一规范的著录标引,以利于档案的系统化查找利用。对形成电子文件的各业务部门要明确管理规范,包括电子文件的归档类目、著录内容、登记方法、安全保管措施、归档时间和归档要求等,并将这些要求纳入各业务部门的工作范围和有关人员的岗位职责中去。 　　(二)事先介入原则。 　　与传统档案管理相比,电子文件的管理具有很强的前移性,即把管理的触角延伸到归档前的电子文件的形成、收集、整理、保管的全过程。将“干预的时机”确定在电子文件的形成阶段,把原来纸质文件管理中的许多“后控制”手段提到了最前端,“在文件形成前采取行动”。档案管理部门在本单位购置、更新、设计、应用计算机管理系统时,应主动建议在系统设计和运行中考虑归档电子文件的采集范围、存储格式、保存位置、后备方式、等级划分、权限设定等因素,提出明确的档案管理要求。 　　(三)完整性原则。 　　电子文件中信息和载体失去了往日的密切联系,它不再具有固定的物理位置,它可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间。这种信息和载体的可分离性,使电子文件不再具有物理意义上的“实体”状态。电子文件已全文形式存在的“文件形态”还可以与其中以逻辑关系连接的“信息要素”之间发生分离,只需调用若干个数据库中存储的数据“合成”文件就可以形成一个新文件,一旦关机,这份文件就不复存在,如果重复执行同样的指令,文件又会迅速得到重组,但是,如果用于合成新文件的信息要素存在于动态数据库中,重组时库内信息可能已经发生变化,合成文件的内容也会与前次有所不同。因此,在电子文件管理的各个环节上都要确保电子文件的完整。 　　(四)两套制原则。 　　两套制原则有两层含义,一是同一份文件纸质稿本与电子稿本的长期保存;二是电子文件的双套备份。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,除采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动,随时备份,存储于能够脱机保存的载体上以外,对有档案价值的电子文件现阶段应制作成纸质或缩微胶片拷贝件给予保留。严格执行电子文件的双套备份制度,其中一套封存起来,一般只用于拷贝件的对照校验,而不能对外提供利用。这里封存的实际上是电子文件的“原始性”,使它作为“档案”的资格。 　　 　　二、电子文件的管理措施 　　 　　电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节,都有信息更改、丢失的可能性,建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节消除信息失真的隐患,对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档,到电子档案的保管、利用的全过程,可以称之为“电子文件全过程管理”。电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果,也要重视每项工作的具体过程,并把这些过程一一记录下来。其中有关维护其信息安全方面的主要要求是: 　　(一)电子文件的制作过程要责任分明。 　　制作人员应对其制作的文件负有全责,在合作制作的文件或大型设计项目中,要注意划清参与人员的责任范围 。一般来说,不相关人员不能进入其他人的责任范围需要时可以允许以只读形式调阅文件,以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。 　　(