OA办公业务及基础框架交流课件.ppt

OA基本业务及系统框架交流会 OA的主要功能 OA常见名词解释 OA常见名词解释（续） 什么是工作流？ 工作流就是工作流程的计算模型，即 将工作流程中的工作如何前后组织在一 起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模 型进行表示并对其实施计算，在多个参 与者之间，利用计算机，按某种预定规 则自动传递文档、信息或者任务。 工作流的优点 工作流最大的优点是实现了应用逻辑 与过程逻辑的分离，因此可以在不修改 具体功能的实现情况下，通过修改过程 模型（流程配置）来改变系统功能，完 成对实际业务过程的部分或全部的集成 管理，有效地把人、信息和应用工具合 理地组织在一起，发挥系统的最大效能。 * 第*页 第一部分、OA概述 OA概念 办公自动化(OA：Office Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，其核心是工作流技术。 OA是以低廉的成本搭建一个先进的信息化办公平台，实现工作流、信息流和知识流的整合管理，达到整合单位资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本的目的。塑造良好的团队精神和文化氛围，使管理趋于完善。 OA概念（续） 办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累 办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障 OA的特点 建立内部的通信平台（包括邮件、即时消息、论坛等）。 建立信息发布的平台（通知、公告、新闻、文件制度等）。 实现工作流程的自动化（各中典型的工作业务如收、发文等）。 实现文档管理的自动化（电子文件的分类存档）。 辅助办公自动化（抛开纸质办公习惯，一切依靠系统做事）。 实现协同办公（减少部门人工联系，实现系统办公联动协调）。 工作流： 日常的业务处理或协同工作能按预先定义好的规 则和过程进行流动，并且这一流动过程能被跟踪和 监控。 节 点： 也叫环节，是构成一个工作流业务的各个具体的 事件。 流 向： 连接两个节点的有序路线，表示两个事件的执行 顺序 。 角 色： 指具有相同访问权限或者相同职责的一群人的集 合 。 OA常见名词解释（续） 发 文： 单位起草文件并经层层审批最后成文对外发布的 过程 。 收 文： 单位接收外来文件并进行登记、批示、传阅的过 程 OA常见名词解释（续） 待 办： 公文流转，收到文件后尚未进行处理时文件的状 态 。 收 文： 公文流转，自己参与办理过的文件并且该文件尚 未办结归档的收到文件后尚未进行处理时文件的状 态。 OA常见名词解释（续） 督 办： 公文流转，对比较紧急或者重要的文件可以在发 送时选择督办标志，这样收到文件的时候，文件就 处于督办状态 。 收 文： 公文流转，发送出去的文件，别人还没做任何处 理可以执行取回，重新取回文件办理权，同时取消 别人的办理权限。当文件发送之后发现有缺陷时经 常采用取回操作重新办理。 OA常见名词解释（续） 回 退： 公文流转，在收到文件之后还没做任何处理时， 可以把文件回退给发送者，而自己将失去办理权。 当发现收到文件不属于自己办理范围时经常执行回 退操作。 归 档： 公文流转中，在一个业务实际通过文件流转方 式，按照流程配置逻辑分步办理直到结束环节时， 需要对文件进行归档处理，把文件表示为归档状态 并送文件中心统一汇总。 OA常见名词解释（续） 转 办： 在办理某个文件的时候，为了适应不同的业务， 决定终止该文件的继续办理，而是按照另一种业务 规则更改文件的处理方式，即选择另一个流程配置 继续办理。例如，单位收文业务，当文件到达时， 一般由通过办公室进行审核，并提出拟办意见，之 后由秘书科进行文件办理，这时就会终止收文流 程，同时启动心的比如督办、内部审批等流程，并 把收文原件附加到新的流程文件后面。 OA常见名词解释（续） 承 办： 与转办相反，当执行一个大的项目时，可以分解 为多个办理流程，依次处理每个流程，并且前面办 理的流程文件会以附件形式附加到后面的流程。比 如单位报销过程，可以分为两个流程，单据核实流 程A和领导审批流程B。在做流程B之前必须先完 成A流程，但是在B办理流程中能附加查看到A的 过程文件。 OA常见名词解释（续） 多人办理方式： 表示一个文件同时发送给多个人办理时的处理方 式，通常有三种情况选择：按先后任意一人办理完 成则算完成文件办理并发送文件必须所有人都办 理，由最后一个办理者发送文件；所与人员都可以 同时转发给文件给其他人协助办理，目的在于收集 人的意见，