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论文档一体化管理模式 　　摘要:文档一体化管理模式有利于改善和保证文件、档案质量,从而实现文件和档案管理工作的现代化。要实现此项工作目标,应加强宣传,提高社会档案意识;加强领导,改文档分散管理为文档统一协调管理体制;建立健全档案法规,拓宽档案部门对文件工作的业务指导;加强档案学教学科研一体化模式,造就一大批年轻复合型人才。 　　关键词:文档一体化;管理模式 　　 　　文档一体化管理,就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发,统筹规划,科学管理,实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。此种工作模式有利 　　于改善和保证文件、档案质量,提高文件和档案管理工作的规范化和标准化。从而实现文件和档案管理工作的现代化。长期以来,由于文件工作和档案工作实行分散管理的工作体制、相关法规不健全及文档工作人员素质参差不齐等原因,直接影响了文档一体化进程的实现,进而造成档案服务于社会工作职能的低下。本文旨在对此一问题作以探讨,以期对实际工作有所启迪。 　　一、实现文档一体化管理的必要性 　　1.实行文档一体化管理有助于保证文档质量,确保文档管理、使用的有效衔接 　　文件是原始记录材料。档案是原始文件的转化物,是文件的特殊部分。文件与档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。档案虽是由文件转化来的,但并不是所有的文件都能转化为档案,具有保存价值是文件转化为档案的一个重要条件。国外许多国家的档案法规和档案学论著都认为档案是具有长期或永久价值的文件,我国档案学辞典的解释则认为档案是国家机关、社会组织及个人在社会活动中形成的具有保存价值的历史记录。国内学术界对档案的定义也强调文件和档案相同的本质属性,认为二者都具有原始记录性。因此文件管理的质量将直接关系到档案管理的质量.所以在实际工作中,要把文件管理和档案管理看做一个统一的系统工程,采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续的工作环节和程序。也就是说,要把原来相互独立但又在不少环节上互有影响、联系紧密的两个管理系统,从组织制度到具体工作程序上真正融合在一起。 　　2.实现文档一体化管理,必须借助计算机网络技术 　　随着计算机网络技术的运用,办公自动化程度不断提高,无纸办公系统已成为现实,文件产生和传递也随之发生了质的变化。计算机网络系统为电子文件从设计、形成、管理、利用到实行文档一体化管理提供了有力的技术保证。要实现文档一体化管理,必须从文件材料的设计和形成开始纳入计算机管理系统,直至完成文件运转全过程和转变为档案的全流程,使文件处理与档案管理紧密结合起来。实现文档一体化管理所产生的一系列烦琐工作,借助信息化技术都将迎刃而解。 　　目前我国档案部门信息化建设并不乐观,虽然大多数单位都配置了计算机,但大部分档案馆室仅限于目录的输入,很多档案信息还是靠人工检索,难以跨越不同部门、不同学科领域和不同历史阶段信息库的壁垒,工作效率很低,社会服务效果较差。再加上因客观原因造成的案卷标引不规范等,所以在查找利用过程中有很多麻烦,利用者得到档案信息的标准率、检全率及查找速度都受到检索工具的严重限制。要改变这一现状,在提高档案管理人员对档案信息的综合开发水平的同时,引人信息网络技术势在必行。 　　二、实现文档一体化的前提条件 　　过去甚至目前,我们的宣传工作总是超不出档案界本身这一专业狭小的领域,这使得宣传工作具有相当大的局限性。实现文档一体化管理,必须提高认识,树立“一体化管理”的新观念;合理协调两个部门之间的互动关系,使之充分发挥各自的功能,相互促进、相互发展,方可实现文件和档案工作全方位的统一控制和管理,以满足且前信息化高速发展及社会多层次需求。 　　(一)加强宣传,提高社会档案意识 　　社会档案意识是指社会公众对档案和档案工作的了解程度与认识水平的总和,其重要程度几与档案工作成正比。总体上说,社会上各行各业对文件和档案工作的认识水平和敏感程度,共同构成了社会的档案意识。要提高社会档案意识,必须实现观念上的突破,扩大宣传范围,面向社会,在引导社会公众提高档案意识的同时,还必须在文件形成部门和档案管理部门内加强“文档一体化”观念的宣传,使档案工作人员了解文档一体化管理是档案工作的延伸和发展,从综合开发档案信息资源以更好地服务于现代化建设的高度出发,真正把文件和档案两种资源整合为一体,以发挥两者的整体功能。 　　(二)加强领导,改文档分散管理为文档统一协调管理 　　长期以来,我国文档工作基本上处于宏观失控状态,即文件的制作部门不负责管理文件,档案管理部门虽负责管理文件,但对文件质量却无法进行有效的干预,这就使文件和档案工作无法实现全方位的统一协调管理,其质量自然就