莫让企业成为〔扯皮）的沃土.docVIP

莫让企业成为“扯皮”的沃土 组织内部因为信息传递不畅而引发的扯皮与纠纷并不少见。现代企业组织必须对组织内信息传递规则有明确的规定。 微软中国区前任总经理吴士宏著书《逆风飞扬》，提及一次重要的公关活动，因为准备不充分，使自己初次以微软中国公司总经理的身份在公众面前亮相大失水准。根据吴士宏的自述，事情大致如下： 有一天快下班时，一位下属来找她，邀请她与总裁一起参加与邮电总局的合作意向签字仪式。她询问需要有何准备，被告之，一切不用操心，只要坐在那儿被介绍一下就行。次日她进得会场，在50多位记者面前谦逊如仪，待贵宾和总裁就位后再落座。会议开始，有人宣布由微软中国公司新到任的总经理介绍来宾。她在突然袭击之下发现自己完全不认识面前的人，事先要来的名单也是错的，求助左右不得要领，只好向大家承认自己新来乍到，准备不足。她形容自己的感觉是咕噜噜咽下去十几颗被打落的牙！ 这一段叙述在后来出版的《追随智慧》一书中为微软中国公司前公关经理所证实。不过，她解释说，作为公关经理，她确实没有在事前向吴士宏当面报告会议安排，但她也没有向总裁杜家滨当面报告，她已把全部会议内容，包括参加者的姓名，以电子邮件方式发送给两位老总。这是微软的工作方式，真的不是和她为难。 吴士宏和微软公司可能有很多过节儿，但就事论事地分析这起事件，微软前公关经理显然不能用上面这句话轻描淡写地推掉自己的责任。作为总经理的吴士宏在刚进入微软工作后应被视为对公司情况不了解的新员工。她显然没有得到这样的告知：在微软公司，邮件就是公司内部正式文件传递的工具，所有报告、批示、指令、通知等通过邮件传递，请每位员工一上班就把邮件程序打开以便随时接收相关文件。接收到邮件视为文件已经被送达。如果因为没有阅读邮件而导致的一切后果由员工自己承担。而且，微软公司不见得就对公司内公文传递的方式有清楚的规定，是通过当面通知、电话通知、文件签阅还是办公邮件等哪种方式传递。因此，发生上述事件，从企业内部管理的角度，起码说明微软在内部信息沟通上是有问题的。 对于办公高度现代化的IT企业来说，组织内部人员的交往途径很多。除了传统的五种方式：信件（文件式交往）、电话（口头式）、计划外的会议（非正式的个人对个人的交往）、计划内的会议（正式的个人对个人的交往）以及巡视（视觉性交往），还有很多电子交流手段，如电子邮件、办公局域网讨论工具（如LanTalk、信使服务），甚至还有ICQ类的交流工具。据调查，很多企业都没有对公司内把哪种途径作为正式权威的信息传递途径有过清楚的规定。例如规定所有重大事项如任命、提升、奖励、转正等都通过书面文件进行，重大活动的组织安排都必须当面向上级汇报等。 组织内的状况千变万化，经理人和员工往往花费很多时间精力进行沟通协调，而且还要达到意思表述的一致。对于重要事项，使用至少两种或者两种以上的交往途径是一种比较有效的组织沟通方法。例如重要报告在经过秘书传递到公司高层管理人员手上后，再根据事情的轻重缓急用电话提醒经理报告已经完成，请审核还有什么问题等。 微软中国区的前总经理用计划外的会议与自己的下属公关经理进行了沟通，但是因为被告之一切不用操心而没有达到意思的表述一致；同时公关经理也没有提醒总经理去注意第二交流途径邮件的使用。在这样混乱的沟通结果下，签字仪式上出现尴尬场面也就不可避免了。 因此，现代企业组织中必须对组织内信息传递规则有明确的规定，并把该规定列入员工手册中，让每一位新员工知道如何在组织内传递信息。对于重要和需要紧急通知的事项，通过至少两种如电子邮件和办公电话或者当面通知等方式，从而确保组织内信息传递的高效有序。 3 / 3