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行政管理工作制度与流程 人事工作流程 根据编制，各部门经理依据实际工作需要，填写“人员增补申请单” 行政人事部应调查所申请人员是否为编制内所需要，其薪金职位是否在控 制中，其需要动机是否恰当并呈总经理批准 通过适当渠道招募人员（建立公司人才资料库）一般面试由行政人事部与 部门经理共同执行，薪金待遇由行政人事部洽谈，由总经理最终决定。 新进人员报道时，应携带个人资料（身份证、学历证书、专业证书、登记 照片2张，并如实填写《员工档案表》，签定《保密合同》、《担保书》 行政人事部应引导新进人员办理如下事宜： * 领取工卡、考勤卡 * 借阅《员工手册》，并在限期内归还并签字 * 安排办公位置及用具，有必要的填写 * 引导其向主管报到，并介绍公司人员及职责。 行政人事部应在《员工档案表》上注明其报到日期、职位，试用薪金。并 存档 试用期满由部门主管填写《试用期满通知书》，由行政人事部该员工如转 为正式员工，应签定《劳动合同书》 行政人事部应将人员及薪金变动及时以书面形式通知财务部，并在每月3 号前整理上月员工出勤情况，编制统计表各两份，一份送财务核计薪金 ，一份公布，限三日内更正申请。 行政事务管理 档案管理 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、经营情况/ 人事档案/ 会议记录、决定、决议、委任书、通知、通告 / 协议、合同/ 客户资料/ 其他资料 档案管理由专人负责，明确责任，保证原始资料及单据完全齐整，密级档案必须保证安全 档案的借阅与索取： 凡属密级档案，必须由总经理批准方可提取，副总经理以下提取一般档案由公司行政主管批准。 借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改、注意安全和保密、严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 档案的销毁 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料 如需销毁时，凡属密级档案必须经总理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁，并由档案管理人员记录及填写销毁清单。 印鉴管理 公司印鉴由公司行政主管或总经理负责保管。 公司印鉴的使用一律有总经理签字许可后方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接负责人负责，每次均进行登记、存档。 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明以及对外开除的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档 公司一般不允许开具空白介绍信、证明、如因工作需要或其他特殊原因需要开具时，必须由主管副总经理签字方可开出，持空白介绍信外出工作，回来时必须向公司汇报用途，为使用者必须交回。 办公用品的管理 行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算，各部门每月25日将所需物品报到，根据资金运用状况，由主管总监批准后购回，由使用人领取。 邮发管理 1、公司行政部负责为各部门邮发信件、邮件所有公发邮件由前台文员登记，负责寄发。 2、前台文员每天须查看公司邮箱有无信件并分发到各部门。 书籍、报刊管理 公司行政部负责公司书籍、报刊的购买及保管，购买书籍及订阅报刊，需由主管副总经理批准后执行。购回新书必须先入库盖章后方可借出 公司人员填写〈借书登记表〉可借阅公司书籍，借期一个月。到期不还者，从工资中扣除该书双倍价格以赔偿。续借者需携带书籍给经办人过目。经办人不按本条办理，失书扣款由经办人承担。 报刊均上报夹，每天的新报纸放于总经理办公台面。报刊保留一周，并进行剪报。余下者定期卖给废品收购者 前台工作管理指导 前台文员负责公司各员工的考勤记录。 员工外出工作，应要求其登记〈外出工作表〉 接待来访电话及客人，要礼貌大方、热情周到，来访电话要先报公司名称，问清找谁、并通知被找人询问是否接听，然后转接并填写〈来访来电登记表〉。 对来访客人，要先请其填写《来访来电登记表》，问清找谁、事先有无预约及来访事由，并通知被找人询问是否接见。 客人来访后，应主动递送茶水，客人离开后，应及时收拾茶杯、烟缸及搞好会议室的卫生。 每天早上应主动为总经理、总监级别整理台面、收拾茶杯及烟缸、保持办公室的环境卫生。。 如有面试人员报到，需填写个人资料，填写完后需交由部门主管跟进。 前台文员在一般情况下应推迟10分钟下班，并检查所有电源是否关闭。如其他部门正在开会或有客人在场，非经同意不得离开。 。 每月办公用品计划及预算，各部门每月25日前将所需物品报到，根据资金运用状况，由行政主管批准后购回，由使用人领取，前台文员负责登记及管理派发。 报刊均上报夹，每天的新报纸放于总经理办公台面，报刊保留一周，并进行剪报及管理工作，余下者定期交给大厦回收站。 各部门邮发信件，邮件所有公发邮件由前