时间管理4要点.ppt

待 办 单 样 例 优先顺序 序号 代办事项 完成人 完成确认 长见六种时间浪费因素的对策 不会拒绝 习惯拖延 不速之客 电话干扰 文件满桌 浪费下属时间 问 题 一 ：不 会 拒 绝 耐心听完对方的要求, 表示对其尊重, 了解内涵 不能决定时，说明需要考虑及所需时间 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性 和颜悦色地略表歉意 表示坚决的拒绝态度，给对方不能说服你改变的信号。 需要时，要明确说明拒绝的理由。 让对方了解你拒绝的是他委托的事，而非他本人 如可能向对方提出别的替代解决方式 不要让第三方出面替你去拒绝某事 问 题 二 ：习 惯 拖 延 不愉快的事 困难的事 责任重大的事 犹豫不决的个性 追求完满的个性 拖 延的解决办法 切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美 问题三：不速之客的干扰 不要采取无条件的“门户开放政策” 让秘书安排约会，帮你拒绝不速之客 规定接见下属的时间 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 站着解决问题 让秘书控制会谈时间 谈话前限定会谈的时间 问 题 四 ：电 话 干 扰 让秘书帮你过滤电话 事后回复电话 让秘书代拨打出的电话 集中打电话的时间 避免以题外话作为开场白 打好腹稿再打电话 问题五：文 件 满 桌 授权不足 犹豫不决 半途而废的工作习惯 故意纵容文件的堆积 担心遗忘文件的心理 文 件 满 桌的解决办法 该扔则扔 不要移师暗处 每天在同一时间处理文件 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 --- 收拾办公桌 制定制度，并加以鼓励，自己要做榜样。 问题六：浪费下属的时间 听而不闻，匆忙下命令 让下属等候约会、等待你的决定或你的“亲自参与”。 不分时候地干扰下属的时间 过分挑剔细节，鸡蛋里面挑骨头 沟通技巧不佳 没有充分授权，事必恭亲。 时 间 管 理 的 方 法 分析现有时间使用情况，找出浪费的时间。 明确你认为最重要的事情 明确自己所扮演的角色 找出每个角色中的第二象限 建立一周决策依据，列出每天最重要的事件。 对要做的事排列优先顺序 目 前 时 间 情 况 记 录 每天将记录表放在身边 每当工作开始前，记录你估计要用多少时间 完成此事时，记录下实际所用的时间。 用估计的时间除以实际用的时间，再乘以100，计算出效率的百分比。看看问题出在哪里？ 如何改变旧的习惯 写出想改变的旧习惯 写出你的具体目标 列出改变习惯带来的好处 列出旧习惯带来的坏处 奖励自己的进步行为 坚持21天 巩固新的习惯 四 代 时 间 管 理 理 论 第一代时间管理 ----备忘录型 纸条或备忘录本，顺其延期，紧追时间安排。 第二代时间管理----事先规划安排行程 有适合的目标与计划，讲究效率，明确责任。 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我 明确价值观，制定中长短期计划，每天排出优先顺序，认为时间管理应操之在我。 第四代时间管理----创造高品质生活 超越时间管理，进而探讨生命的主动权。 课 程 目 标 回 顾 明确管理者的角色 掌握设定目标的有效方法 根据目标制定工作计划 对时间进行有效管理的各种方式，全面提高工作效率，更好地通过计划实现目标。 我们的选择 做正确的事 效能 正确地做事 效率 用战略的眼光，作战术上的抉择 谢 谢! * * * 象作废的支票，浪费很多 你能有效管理时间的测试 * * * * * * * 测试自己的高效时间 * * 先做拖延商数测验 * 再看录象 其它相关课程回顾 ---有效会议技巧 ---演讲技巧 ---授权技巧 * 优秀经理人如何管理时间 ---时间管理 主讲：范俊 　　　　　　　　　　xmfj@myce.net.cn 时 间 管 理 浪费时间的主要因素 常用时间管理方法 解决浪费时间的几种技巧 如何改变旧习惯 你 的 时 间 值 多 少 ？ 时 间 管 理 的 事 实 时间不再生、是随时失去的公平资源 时间管理实际是对自我的管理 时间管理的关键是控制事件 时间管理从确定目标、制订计划、找出浪费时间、节约时间开始 常见的15种浪费时间因素 电话干扰 顺便来访者 会议 危机处理 缺少目标、优先次序、计划 常见的15种浪费时间因素 办公桌杂乱无章 无效授权 即刻想干