城建档案归档质量和整理要求(法规处版本附件二修改稿).doc

附件2 城建档案归档质量和整理要求 一、归档文件的质量要求 （一）纸质文件的质量应符合下列要求 1．归档文件应为原件。施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点； 2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。表式填写要完整，用词要准确，结论要明确； 3．归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查； 4．归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机； 5．归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。不得采用先签字再复印、盖章的复制件； 6．归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅； 7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件； 8．纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章，所有竣工图均应加盖竣工图章； 9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图； 10．不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。 （二）电子文件的质量应符合下列要求 1．对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息（如签章）固化成PDF文件； 2．对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求： （1）格式采用TIFF、JPEG 、PDF。单份多页文件需存储成PDF格式； （2）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的文件，采用黑白模式扫描；清晰度较差的文件采用灰度扫描；带有有色标记，盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。竣工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式； （3）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF格式存储，用Group4压缩；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，应采用JPEG格式存储，存储时压缩率的选择，应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。原则上A3、A4扫描每页不超过1.5MB，A0扫描不超过10MB； （4）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般应在200～400dpi； （5）扫描图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。扫描留下的黑迹宽度不得超过0.5厘米，影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则，确保图像清晰、完整，无偏斜、失真。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯； （6）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。对有些展开后在同一面但分左右两页的文本，如建筑工程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描，以保持文件的完整性。 （三）声像文件的质量应符合下列要求 1．照片应主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有明显失真变形现象； 2．照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致，且应有文字说明； 3．照片宜冲印成5英寸～7英寸的彩色照片； 4．数码照片的采集应使用RAW、JPEG或TIFF格式，其分辨率不得小于500万有效像素； 5．归档的数码照片不得经过后期加工； 6．数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤； 7．建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定，不宜少于10张。 二、归档文件的整理要求 归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。 （一）纸质档案的整理要求 1．组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。每一卷工程档案都应当是一组联系紧密、数量适度、保管价值基本一致，能表达一个相对独立的概念的文件； 2．建设工程项目由多个单位工程组成时，工程准备阶段文件、监理文件按项目组卷；多个单位工程共用的施工准备文件、图纸变更记录、施工材料质量证明文件及试验报告等文件按项目组卷；施工试验