材料设备采购管理制度要点.docVIP

材料设备采购管理制度 编制 王新权 日期 2010-08-27 审核 仕俊林 日期 2010-09-02 批准 何伟文 日期 2010-09-03 修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 审批人 项目名称 成本管理中心 工程管理中心 设计管理中心 财务管理中心 总经理 董事会 材 料 设 备 采 购 审 批 流 程 不同意 不同意 同意 同意 不同意 同意 不同意 第一第）符合以下任何一款条件的，应当以招标形式进行采购◆采购的材料设备达到10万元以上； ◆10万元以下，但经公司领导要求采用招标采购的。 （2）议标采购：符合以下任何一款条件的，应当以形式进行采购◆采购的材料设备在10万元以下的； ◆在10万元以上但经公司领导同意可以议标采购的； ◆紧急的急需在短时间需要的； ◆垄断行业的材料设备只有少数几家可生产的。 （3）直接委托或直接采购：符合以下任何一款条件的，应当以形式进行采购◆采购的材料设备在5万元以下； ◆在5万以上但经公司领导同意可以直接委托（采购）的； ◆非常紧急的急需在短时间需要的； ◆垄断行业的材料设备只一家可生产的。 2、招标方式采购 材料/设备确定采用招标方式采购的，参照《招投标管理制度》执行。 3、议标方式采购 （1）议标的准备工作： ◆项目部要求总分包单位在使用材料设备前60天提交经审核确认的《材料/设备供应计划表》给成本管理中心采购部，或急需在短时间需要的材料设备； ◆采购部收到经项目部审核的《材料/设备供应计划表》后按照采购方式规定或经公司领导批准同意（书面或OA确认）按照议标方式采购，采购经理安排采购工程师完成议标工作； （2）议标实施工作： ◆采购工程师接到议标采购任务，按照《材料/设备供应计划表》的需求选择3家或以上的入围报价单位。将需求清单或简要报价说明发送给入围单位，按照我方的要求进行报价； ◆采购工程师对入围单位的报价进行分析比较，找出其报价中的不合理部分，与投标单位进行商务洽谈，对投标单位的投标报价进行引导，要求其对报价进行调整。进行商务洽谈时规避我方只一人参加，并视情况填写洽谈记录； ◆采购部对议标采购的材料设备质量及价格负责。 （3）中标单位的确定： ◆采购工程师依据各单位的最终报价及综合情况编制定标审批表，给出初步定标方案，经部门领导审批后，公司领导依照授权手册进行审批； ◆议标定标方案经审批确定后，采购工程师向中标单位下发中标通知书并与其洽谈合同事宜； ◆合同洽谈完毕，进入OA合同审批流程。可视情况由设计、工程、财务、法务等相关中心人审批后领导审批。 4、直接委托（采购）方式：即直接委托或直接以现金方式购买后以相关凭证报销。 （1）直接委托（采购）方式的准备工作： ◆项目部要求总分包单位在使用材料设备前60天提交经审核确认的《材料/设备供应计划表》给成本管理中心采购部，或急需在短时间购买的材料设备； ◆采购部收到经项目部审核的《材料/设备供应计划表》后按照采购方式规定或经公司领导批准同意（书面或OA同意）按照直接委托（采购）方式采购，采购经理安排采购工程师完成直接委托（采购）工作； （2）直接委托（采购）实施工作： ◆确定为直接委托（采购）材料设备的，由采购部经理监督采购工程师以直接委托或直接现金购买的方式完成； ◆需要签订采购合同的，按照OA合同审批流程完成； ◆不需要签订采购合同的，可向财务预支现金后购买，购买后以财务确认的相关凭证报销； ◆采购部对直接委托（采购）的材料设备质量及价格负责。 5、招标、议标、直接委托（采购）项目合同管理 （1）采购工程师依据报价要求及合同范本与中标单位（委托单位）进行沟通、协商，达成一致意见后，按照OA合同审批流程进行逐级审批； （2）采购部是采购合同审批的发起部门，采购部可以视合同相关情况由公司设计、工程、财务、法务等相关人员审批，相关部门及领导提出修改意见的，由发起人按照相关意见沟通修改完成后上报，直至全部人员同意通过； （3）必要时可以签订三方合同（即：采购方、使用方、供货方）； （4）合同份数及合同备案部门按照公司相关规定执行； 6、合同交流及履行情况的跟踪 （1）合同签订后成本文员将合同及相关资料书面移交项目部一份，采购工程师视情况将重要事项书面或电话告之给相关人员； （2）采购工程师必须定期或不定期对采购合同的执行情况进行电话或现场跟踪，发现采购合同执行异常及时采取有效措施纠正，并向领导如实汇报。 7、采购合同的执行 （1）项目部是采购合同的执行部门； （2）项目部对甲供材料/