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健生房地产档案管理制度 健生房地产档案管理制度作者：佚名 时间：2017-11-29 浏览量： 1.目的 明确公司档案管理原则,建立完善准确的档案系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。 2.定义 档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件. 3.原则 企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。根据本公司实际情况,公司的企业档案,按照集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作,由保证档案的完整、准确和安全。 A、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。 B、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。 c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。 D、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。 4.档案分类 通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。 根据公司目前和以后发展的业务情况,现将档案资料分为五大类。 A、文书类 B、财务类 c、工程施工类 D、物资类 E、地产类 5.各档案分类如下 A、文书类 ⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。 ⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。 ⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。 ⑷有关机构颁发的业务文件。 ⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。 ⑹公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复 健生房地产档案管理制度作者：佚名 时间：2017-11-29 浏览量：等。 ⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等的原件。 B、财务类 ⑴本公司财务制度。 ⑵各种会计凭证。 ⑶会计帐簿。 ⑷会计报表。 ⑸各类清册。 c、工程施工类 ⑴开工申请。 ⑵工程保险文件。 ⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示。 ⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。 ⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。 ⑹结算文件资料。 ⑺竣工工程总结报告。 ⑻完工保养纸。 D、物资类 ⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。 ⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。 ⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。 ⑷固定资产清单。 ⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。 ⑹材料调拔单。 ⑺物资买卖合同文本。 ⑻销售收、付发票及凭证。 ⑼海关进出口报送单证。 ⑽重大买卖合约审批表。 E、地产类 ⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。 ⑵建造房屋的全部文件、资料。 ⑶卖房契约、价目、入伙等文件。 ⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。 ⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。 6.档案立卷归档要求 A、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点,保持档案之间的有关联系,便于保管利用。 B、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制,不同年度的档案一般不得放在一起,跨年度的请示与批复,放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。 c、归档的档案材料中,应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起,不得分开。 D、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录,并进行代码编号,字迹要工整、清晰。 E、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。 7.有关注意事项 A、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求,并结合实际情况和以往的经验,将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问,检查此项工作。 B、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和移交的签收、登记制度。档案资料的借阅,必须经部门主管批准;未经许可,不得复印或外借。 c、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之所述要求逐级移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。 D、公司内部制作的,需由公司统一存档的档案资料,由制作单位或发出部门仍按上述原则要求,每年整理后列出清单,按规定时限一并移交公司行政人事部。