步行街物业档案管理制度.doc

步行街物业档案管理制度 步行街物业档案管理制度提要：公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类；公司内部重大活动、事件记录 自 步行街物业档案管理制度 1目的 使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。 2适用范围 公司所有档案的管理。 3公司资料室文档资料管理 公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备 份；人事资料；业主资料资料等。 文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。 物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。 重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。 公司本部重要文件，主要包括： 内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。 人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。 行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。 重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。 公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。 以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。 公司对外往来的各类：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。 文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。 4各部门文档资料管理 各部门文件分类及编制要求： 各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。 通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。 公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别： 1)人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。 2)行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。 3)通知类：内部各类通知。 4)培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。 5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。 6)合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。 7)对外文件类： ①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等； ②对客户发文等： ③其它类：如电话表、名单、启示等。 质量管理部应保管的资料： 发展商提供的资料： 1)产权资料； 步行街物业档案管理制度提要：公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类；公司内部重大活动、事件记录 自 　　2)技术资料（含图纸）； 3)交接手续及清单等。 文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。 各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明”以此文件为准”。 各类文件发放要求： 文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类： 1)部门负责人以上人员阅； 2)主管级以上人员阅； 3)内部传阅； 4)张帖。 重要文件的发放应办理签收手续。 有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。 文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。 电脑文档管理： 公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。 电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合