物业公司档案管理标准作业规程（五）.docVIP

物业公司档案管理标准作业规程（五） 物业公司档案管理标准作业规程（五）提要：权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案 资料来自 物业公司档案管理标准作业规程（五） 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 适用范围 适用于物业管理公司各类档案的管理。 职责 总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 人事行政部经理监督档案管理的实施工作。 档案管理员负责档案的日常管理工作。 程序要点 档案的编码。 公司、人事行政部编码： （1）物业管理有限公司编码为：cD（公司名称拼音缩写）； （2）人事行政部编码为：RZ（人事行政部名称拼音缩写）。 部门编码： （1）人事行政部名称编码为：R·Z （2）财务部编码为：c·w； （3）客户服务中心编码为：k·H； （4）环境景观部编码为：j·j； （5）工程部编码为：G·c； （6）秩序维护部编码为:Z·H； （7）品质拓展部编码为:P·Z； （8）经营部编码为:j·y； 档案的分类 档案的分类，按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类： （1）业主档案，包括： a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》； b、经业主签署后的《消防安全责任书》； c、《业主家庭情况登记表》； d、《业主物品领用登记表》； e、《业主入住验房表》； f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料； g、《违章处理通知单》及处理结果资料； h、业主的有关证件复印件； i、业主产权确认登记（产权证书）； j、其他应保存的业主资料。 （2）工程技术档案，包括： a、物业产权资料（项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等）； b、综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格证书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）； c、施工设计资料（地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等）。 d、设备出厂合格证； e、设备使用说明书（要求中文）； f、设备安装、调试报告； g、保修卡、保修协议； h、物业接管记录。 i、其他应保存的工程资料。 （3）服务档案，包括： a、设备台账； b、设备运行记录； c、设备维修、保养记录； d、设备更新改造记录； e、对外经营记录； f、各部门运作相关记录，业主违章、投诉、报修处理记录，回访记录，有偿服务记录，社区文化活动记录，达标创优记录，其他相关运作记录。 （4）行政档案，包括： a、行政文件：公司日常运行资料（办公用品资料、物资管理文件）、合同文件（采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等）、来往文书文件（政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等）、员工人事档案（员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录）。 b、管理指导文件：质量体系文件。 c、财务文 物业公司档案管理标准作业规程（五）提要：权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案 资料来自 件：固定资产类资料，会计报表及账册，审计报表及账册等记录。 档案资料的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。 立卷与编制目录。 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。 （1）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。 （2）在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： 物业管理有限