物业公司行政管理制度（九）.docVIP

物业公司行政管理制度（九） 物业公司行政管理制度（九）提要：定期检查库房档案的数量及”八防”（即防温、防潮、防盗、防火、防虫、防尘、防光、防有害气体）措施的落实情况。及时发现问题，防患于未然 物业公司行政管理制度（九） 第一章总则 第一条为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理体系，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 第二章处理规定 第二条为进一步做好公司处理工作，使处理规范化、制度化，提高工作效率，参照上级有关处理规定，结合公司实际，特制定本规定。 第三条由办公室统一签收。公司的收文包括办公管理信息系统的电子收文和纸质收文。文书处理人员应每天定时浏览局内网信息并进行电子收文，范围包括上级机关和同级机关制发的本公司主管业务的文件材料、上级机关和同级机关制发的本公司非主管业务但要贯彻执行的文件材料。 第四条领导办文阅文原则实行”一日一毕”制，承办部门办文时间按领导批示办理，承办人应在处理单上注明处理结果，并及时送回办公室文书处理人员。 第五条为确保文件在办理过程中流向清晰、责任明确，办公室负责公司文件的传递、交办，严格杜绝文件横传。 第六条办公室要对承办情况进行检查、催办，掌握的运转和处理情况。紧急，应随收随批随送，并提出办理时限，必要时，办公室应催办，以防延误或漏办。 第七条签收的文件，一律登记编号存入微机管理，次年初统一交档案室编档入库。 第八条由部门起草的文件，经部门负责人认真审核后交办公室核稿后送分管领导会签，最后由总经理签发。经签发后的文件需登记编号，不得随意更改，确需改动，须经签发人批准。 第九条用纸采用国际标准A4型。发文底稿一律使用公司印制的发文纸，各部门必须同时送打印稿（附磁盘或内网共享），不得使用圆珠笔、铅笔书写。 第十条付印的文稿由起草部门指定专人校对。校对要认真负责，重要文件要”二校”后才能付印。 第十一条文件盖印完毕，办公室即留存一份，然后由主办部门自行装封、寄送，有特殊要求的由办公室装封、寄送。 第三章档案管理办法 第一节总则 第十二条为了加强公司档案工作，使档案工作制度化、规范化，不断提高档案工作的科学管理水平，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省钱塘江管理局档案管理制度》，结合公司档案工作实际，特制定本办法。 第十三条本办法所指的档案，主要包括公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档、集中保管的文件材料、视听资料及其它各种载体材料。它包括文书、会计、科技、声像、实物、电子等各类档案。 第十四条公司档案实行集中、统一管理，各部门应把档案工作纳入本部门职责范围，定期向档案室移交部门档案，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。 第二节档案室工作职责 第十五条档案室工作职责： （一）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和规定，在局信息中心业务指导下制定公司档案工作计划、管理办法和业务性规范。 （二）监督、指导各职能部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。 （三）负责管理公司各种门类和载体的档案，不断提高科学管理水平，以维护档案的完整与安全，积极提供利用，为公司各项工作服务。 （四）定期接收各部门的各类档案资料，并做好档案的立卷、保管、借阅工作。 （五）依法负责档案材料保管期限的确定、核查和档案的定期鉴定。 第三节档案的归档 第十六条文书档案按年度一年归档一次，在次年六月底前移交归档。 第十七条台帐由各部门按要求整理，经局年终考核后，于次年第一季度归档。 第十八条会计文件材料在会计部门保管一年，于次年六月底前移交档案室归档。 第十九条技术档案由相关部门在次年第一季度按要求整理移交档案室,各相关部门在提交纸质档案的同时，有电子稿的一并归档。 第二十条声像资料（包括工作照片等），由形成部门在工作结束后及时整理，于年中、年底各交档案室一次。 第二十一条实物档案是指单位荣获上级机关授予的奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书，旧公章、名人字画、题词等物品，在收到荣誉实物后一周内及时归档。 第二十二条各种办公、动力、汽车等大型设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图等资料在验收后两周内及时收集归档。 第二十三条归档要求： （一）归档的文件材料必须完整、准确、系统，符合其形成规律。 （二）归档的文件材料，一般一式一份，重要或利用频繁的文件材料，要适当增加归档份数。 （三）科技档