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花城小区档案管理办法 花城小区档案管理办法提要：建立档案管理制度：按照社会档案行政管理的要求和质量体系文件标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据 自建筑施工资料 花城小区档案管理办法 1建筑物档案的管理： ⑴物业档案：是在工程建设及管理、服务过程中形成的应当归档保存的有关图纸、图表、文字、照片、影像、录音等文件材料的总称。它是工程的重要资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。建立物业档案，是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力的基础。物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物档案、业主及住用户档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。 ⑵建立档案管理制度：按照社会档案行政管理的要求和质量管理体系文件标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定；对档案材料的移交、分类、着录、保管利用、鉴定的制度和标准；对违反制度的处罚规定等。 ⑶确定档案的内容 ①建筑物原始档案：建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案，主要指竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体内容请见下表： 序号资料名称移交单位移交人接收单位接收人资料编号 一产权资料 1项目批准文件 2用地批准文件 3建筑执照 二技术资料 1竣工图--总平面图 2建筑图--建筑图 3结构图--结构图 4附属工程及隐蔽管的全套图纸 5地质勘察报告 6工程预决算分项单 7图纸会审记录 8工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录） 9隐蔽工程验收记录 10沉降观察记录及沉降观察点布置图 三竣工验收证明书 1太仓市基建工程竣工验收书 2太仓市建筑消防验收合格证 3电话工程竣工验收证书 4钢材、水泥等主要材料的质量保证书 5新材料、构配件的鉴定合格证书 6水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书 7砂浆、混凝土试块试压报告 8供水、供暖管道的试压报告 9如需物业公司临时代管的设备，开发商还需提供：水泵、配电柜变压器、住户对讲系统、有线电视系统等设备的订购合同、验收证书、产品证书、产品说明书、竣工图纸等 四房屋使用资料 1房屋产权资料 各用户业主名单、地址、电话清单 建筑面积计算书 五供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书（太仓市各部门颁发的常规证书） 1供用电协议书 2用电许可证 3委托银行代收电费合同书 4变压器报停申请表 5用水申请审批表 6月供水计划报告单 ②建筑物维护、改造档案：建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的有关资料： a)维护改造申请表及批准文件 b)维护改造工程施工许可证 c)维护改造方案 d)维护改造工程合同 e)维护改造工程预算书及批准文件 f)维护改造工程施工技术文件 g)维护改造工程验收证明书 h)维护改造工程结算表 i)各设备及工程使用维护说明书 j)各设备及工程使用许可证 k)维护改造工程施工设计图及竣工图 ③用户装修、改造工程档案：用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下。 a)装修、改造申请表及审查意见 b)装修设计图 c)装修、改造过程中的管理、监理资料 花城小区档案管理办法提要：建立档案管理制度：按照社会档案行政管理的要求和质量体系文件标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据 自建筑施工资料 d)完工后的验收意见 ④档案的产生收集、接收和移交：档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。物业管理档案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有明确的记录，并提出追缴和补制的要求。对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性，原始性；对于档案中