7.文件管控制度11.04.11.docVIP

管理体系程序文件 文件编号 QP-11 4M变更管理程序 版本/状态 B/2 页 码 第 3 页 共 3 页 管理体系程序文件 文件编号 QP-11 4M变更管理程序 版本/状态 B/2 页 码 第 3 页 共 3 页 管理体系程序文件 文件编号 QP-11 4M变更管理程序 版本/状态 B/2 页 码 第 3 页 共 3 页 总 则 一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本制度。 二、资料范围 公司章程、股东名薄、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、仪器设备方面的文件材料；教育培训、信息、情报方面的文件材料； 预算决算书类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案； 技术部相关质量控制现场记录文件、工艺员参数记录表、生产日报表、产品质量跟踪卡、复卷分切产品跟踪卡、仪器校准记录表、在线检测记录表等资料； 运营部：销售订单、合同、合作协议、样品申请单、快递单、物流单、送货回执单、仓库包装记录表、产品出货单等文件资料； 各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作总结、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、约束范围 公司内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司文件管控科负责主体文件资料的管理。公司设立文件管控科，配备文件管控科管理员管理公司主体文件资料工作，由直属上级直接领导。文件管控科管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 文件管控科即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 五、文件管控科的主要职责： 负责协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。 制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、保管、保护、统计等工作。 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 确保文件资料的安全。 文件材料的管理工作 六、文件资料材料的整理存档时间 1、需要即时整理保存的文件：资料文件使用完成后随时整理存档 适用的文件：各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作总结、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知等具有参考价值的文件资料 2、为期一个月整理存档的文件：每月初需要将上个月的资料文件整理，交由文件管理员签收存档。 适用的文件：销售订单、合同、合作协议、样品申请单、复卷分切产品跟踪卡 3、为期两个月整理存档的文件：每次月初需要将上上个月的资料文件整理，交由文件管理员签收存档。 适用的文件：快递单、物流单、送货回执单、仓库包装记录表、产品出货单、质量控制现场记录文件、 工艺员参数记录表、生产日报表、产品质量跟踪卡、仪器校准记录表、在线检测记录表 七、文件资料材料的调阅点收原则： 建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本号。 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 文件如经抽存者，应有管理部门经理的签字。 任何人需调阅档案时，填写“调阅申请单”需由副总经理审核、总经理审批后向档案管理员调阅。 调卷人员对于所调文件，不得于正式文件上加以标记,书写任何文字、图形或符号以确保全公司统一性。凡加盖文件控制章之文件资料，各单位不得擅自影印,如发现缺页、破损、字迹模糊,可向文管中心申请补发，若相关方需求相关单位可以传真的形式传达，若需在上面写接受人可以使用铅笔，传真完毕后檫除归档。档号编定1、文件如系新，应就“档案分类编号表”，查明该文件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2、文件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3、档号以一案一号为原则，遇有一文件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4、档号应自左而右编列，右方装订的文件，应将档号填写于文件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。归档与档案清理1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见”注明目次号码，以便翻阅。2、档夹的背脊应标明档夹内所含文件