b-01 文件控制程序.docVIP

1 目的 为了规范公司一体化管理体系文件的格式，对文件的结构形式、审查、发放、修改等工作提出具体要求，特制订本程序。 2 适用范围 本程序适用于自编文件及其相关资料以及外来文件的编写、修改和管理工作。 3 职责 一体化管理体系手册由最高管理者批准颁布，程序文件由管理者代表批准颁布。 安全环保部负责一体化管理体系文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作，负责适用法律、法规的获取与识别，负责各部门、班组支持性文件的批准。 各部门负责相关文件的实施，文件制（修）订意见的提出，以及本部门、班组文件和资料的日常管理。 行政部负责外来文件的审核与发放。 4 工作程序 4．1 一体化管理体系文件的编制 4．1．1文件编制前准备工作 在公司决定编制一体化管理体系文件后，由管理者代表任命人员组成文件编制小组，并收集所需依据或参考的资料，学习文件编写的原则、要求和方法。 4．1．2 一体化管理体系文件总体编排 为便于今后对文件的使用和修改，体系文件采用活页式装订。体系的内容按下列顺序编排： 第一部分：发布令 第二部分：任命书 第三部分：发放手册 第四部分：文件目录表 第五部分：前言 第六部分：一体化管理方针和目标 第七部分：体系名词定义 第八部分：文件修订记录表 第九部分：管理手册 第十部分：程序文件 第十一部分：作业文件 4．1．3文件编写 所有文件必须用标准A4复印纸，均双面印刷。其中页眉采用固定格式，大小为小四，正 文为小四，一级标题为黑体小三号加黑，二级标题为小四号加黑，三级标题同正文。一、 二级标题后空一行。每一个文件自行编排页码。文件的编排者要使用自然、流畅的语言， 并注解所有可能引起使用者或审查人员误解和难以理解的术语。文件每页的正文均使用页 眉、页脚，它反映了文件编号、文件名称、文件类型、版本号、本文件的页数和页码。 （1）管理手册 管理手册分为上、下两册，上册为质量管理体系部份，下册为环境、职业安全健康管理体 系部份。管理手册的语言必须简明、概括。内容包括总则、定义、术语和控制要求，手册 的管理和管理体系要素的描述。 （2）程序文件 程序文件的编写格式为：目的、范围、职责、定义、工作程序、相关文件、相关记录、附 录；“工作程序”是程序文件的主要章节，应尽可能编制流程图。 （3）作业文件 作业文件的编写格式与程序文件相同。 4．2 初稿审核 编写人将完成的草稿自行审阅和修改，然后重新整理成文并交给审查人审核。 审查人应召开部门级初审会，对要一体化管理体系文件的准确性集中进行讨论，并根据初审会的意见修改文件，然后提交审核人审核。 审核人对管理体系文件从可行性和可操作性两方面进行审查，然后召开公司级的初审会，提出他们的修改意见和建议。 编写人根据公司级的初审会的意见和建议对管理体系文件进行修改，然后经公司总经理定稿。 4．3 批准 公司召开由各部门主要负责人参加讨论会，对一体化管理体系文件进行技术讨论认可，之后由总经理批准签发。 外来文件须由行政部审核，确定其适合本公司的现状及发展要求后，批准发放。 4．4 发放 一体化管理体系文件为受控文件，是一份内部文件，未经许可不准借出给公司外的他人，一体化管理体系文件按发放目录表编号仅发给指定的人员。 安全环保部负责文件的发放登记，领用人应签字，发放的文件应加盖受控印章并编写分发号。 当文件破损影响使用时,可申请更换,由安全环保部按原分发号换发新文，并收回破损文件。 文件发放应确保文件使用的各场所都应得到相关的文件的适用版本。 外来文件由行政部批准后，根据文件的内容，发放到相关部门。 4．5 保存 实行专人管理文件，文件要进行分类、标识、归档，并存放于指定位置，在正常和异常情况下需要时，都应有文件和资料并可方便获取。 公司一体化管理体系文件是一份重要的文件，持有人或文件管理人员必须妥善保管，由于工作的调动不在本岗位，必须交还到安全环保部，并由安全环保部将文件移交接岗人员，文件持有人或文件管理人员应保持最新文件版本。 外来文件需在显著位置标明“外来”字样，并与内部文件分开保存。 重要文件应建立相应的电子文档，计算机单独贮存的文件要做备份，用磁盘备份的，磁盘要标识清楚，并保存在适当的场所中。 4．6 修改 公司一体化管理体系文件必须适应公司的生产发展状况，随着经营活动的不断变化和发展，应对其加以修改和补充，按《管理评审控制程序》文件要求进行定期以及不定期的评审，以保持其适用性和完整性。 公司的所有人员都有权对一体化管理体系文件提出修改意见或建议。公司鼓励所有人员积极地参与，并对有价值的意见或建议给予奖励。对文件的修改意见或建议可以来自各个方面，如一般的正常操作、事故调查、安全检查、工作总结以及因国家、企业法规政策的改变等，员工都可提出修改意见或建议。 所有修改意见或