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浅析采购业务的内部控制制度设计 【摘要】：文章分析采购业务的内容、特点，论述编制存货采购业务内部控制制度的原则，从职务分离制度、存货采购的请购单控制制度、存货采购审批控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、货款支付控制制度、会计稽核与对账制度阐述了采购业务内部控制制度的设计，对相应的采购业务凭证和凭证流转程序提出了自己的观点。 【关键字】：采购业务内控制度设计 3 二、采购业务进行内部控制的意义 3 （一）、有利于完善内部牵制制度 4 （二）、有利于规范公司采购管理 4 （三）、提高采购质量，降低采购成本 4 （四）、有利于进一步优化企业的内部控制制度 4 三、采购业务主要流程及内部控制 4 （一）、请购 4 （二）、采购 4 （三）、验收 4 （四）、审核 4 （五）、付款 4 （六）、账务处理 5 （七）、对账 5 四、实际生活中具体发现的问题集建议 5 （一）、发现的问题 5 （二）、个人的建议 7 五、个人认为在实际工作中还应注意如下问题 7 （一）、明确设计主题 9 （二）、熟悉企业业务的背景 9 （三）、作业调查与分析 9 （四）、不断创新及完善 9 六、结语 9 七、参考文献 10 一、前 言 : 采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁，工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏, 因为采购环节内部控制不得当、不严密而产生贪污、受贿、浪费的案例不胜枚举, 缺乏透明度的采购过程, 产生了“以权谋私, 暗箱操作, 弄虚作假, 收受回扣, 跑冒滴漏”等问题, 导致企业采购物品质次价高, 资金使用效益低, 故加强采购环节的内部会计控制, 刻不容缓。 二、企业采购业务内部控制制度设计的意义 由于在采购业务中存在不少的问题，所以加强采购业务的内部控制、完善采购业务内部控制制度设计对与企业的长远发展以及企业经济效益的提高有着重要的意义。 1．有利于完善内部牵制制度，加强对采购业务的监督与管理，使职员之间职责分工更加明确。 采购业务中由于职务分工不明确，不相容职务往往没有做到相互分离，使得在材料采购中往往会出现徇私舞弊，利用职务便利谋取私利，收取回扣。通过采购业务内部控制制度设计可以有效的减轻这一现象，有力的加强企业的内部控制。 2．有利于规范公司采购管理，减少违法违纪行为。 采购业务是企业日常生产的基本业务，其业务繁琐，内容复杂，较容易出现违法违纪的行为，如：齐齐哈尔第二制药有限公司的假“亮菌甲素注射液 采购业务需要由供应、采购、验收、财会各部门共同协助完成。为了充分发挥采购与付款的内部会计控制的作用, 实现采购与付款的内部会计控制目标, 应对企业主要的采购与付款业务流程进行具体的内部会计控制。 ( 一) 请购 提出物品和劳务的需要是采购环节的开始, 企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。其中还包括询价并确定供应商。由企业指定的询价人员对拟采购的物资进行供应商查询, 查询内容包括供应商的价格、质量、可享受的折扣、付款条件、交货时间和供应商的信誉等采购询问比较清楚后, 交由授权的主管人员对《请购单》或《订货单》进行二次审批, 确定供应商。 ( 二) 采购 无论何种需要的请购, 采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定: 应订购多少; 向谁发出订货单; 什么时候发出订货单。 ( 三) 验收 为了达到控制目的, 验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。质量检验也是验收工作很重要的一部分。采购物资运抵企业后, 首先应由企业的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测, 检测的依据是《请购单》或《订货单》、《购销合同》和企业内部质量管理要求, 在确认无误后, 质量检验部门填写《验收单》, 并签名盖章。 ( 四) 审核 对购货业务的各种凭证进行严格的审查, 是保证业务的合法、合理性、内部控制制度的严密性的重要手段。 ( 五) 付款 付款这一环节表示采购业务的结束。对于现金支付的交易, 为了进一步强化内部控制, 还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。对于企业采用赊账方式购买物品时, 必然形成债务, 由此而引发债务结算业务也必须对此加强控制。 ( 六) 账务处理 财务部门在收集到采购单据齐全的情况下, 应按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证, 并将上述支持性凭证(请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票, 若为进口的还应包括报关单)附在记账凭证的后面,如资料较多, 也可另外装订成册, 注明索引号后存档。每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。 ( 七) 对账 财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对账单, 审核其余额与企业“