用域中公式为折页文件设置自动页码.docVIP

用域中的公式为折页文件设置自动页码　在日常办公中，经常需要打印一些折叠的文件(比如数量很少的说明书、员工手册等，A4纸对折为32开规格装订的情况最多)，我们在页面设置中把页面变成横向后，使用Word的分栏功能很容易排出这样的版面(如图1)，但是在给这些文件插入页码的时候问题就出现了：因为我们所规定的两页对于Word来说其实是一页，所以Word的插入页码在这里就失效了。如果这时候要为每个页面(不是Word的页面)插入页码，当然可以在页眉和页脚视图中采用手动插入的方式实现，但是如果文档长度很长，这种手动的方式就非常吃力了。 图1 　　笔者经过反复摸索，发现我们可以在Word里面使用域的公式为分栏的页面根据栏数实现自动页码功能。首先我们分析这个自动编码的算法：假设分为n栏、在每个Word页面中要插入n个页码，假设Word的页码为m，那这一页要插入页码就应该是n*m-(n-1)、n*m-(n-2)、n*m-(n-3)……n*m-(n-n)，比如说三栏的情况下，第二个Word页面要插入3*2-(3-1)、3*2-(3-2)、3*2-(3-3)即4、5、6这三个页码。 　　自动编排页码的算法搞清楚了，接下来就看我们看如何实现这个功能。在域当中，PAGE是可识别的变量，但是在公式中这个变量是不可识别的，这时候如果在公式中强行使用n*PAGE的方法，Word会给出!未定义的书签，PAGE的提示。笔者查遍了能找到所有的资料，都没有关于如何将PAGE变量引入到公式中的方法。后来经过探索发现，如果我们把该页的Word页码定义为书签PAGENUM(或其他任何合法的名称)，我们在插入域公式时就可以使用PAGENUM作为想插入的人工页码的依据变量了。 图2 　　以一个三栏的Word文档为例：首先我们还要利用Word的页面编码作为变化的依据，我们在插入菜单中选择页码，然后在页眉和页脚视图中选中这个页码，再在插入书签中给这个页码一个名字叫做PAGENUM(如图2)，点添加按钮。回到页眉和页脚视图中，在插入菜单中点域后弹出如图对话框(如图3)，在域名中选中=(Formula)(如果列表中没有出现这个选项可以在类别下拉菜单中选中全部)，然后点击右侧出现的域属性中的公式按钮，出现输入公式的对话框(如图4)，在公式中输入=3*PAGENUM-(3-1)，然后确定，这样我们就为第一个栏输入了页码。用同样的方法为第二栏、第三栏分别输入=3*PAGENUM-(3-2)、=3*PAGENUM-(3-3)的公式，把它们用空格键或Tab键分割后调整到合适的位置(如图5)，这样我们的工作就完成了，所有的Word页面在页脚中都插入了以栏为单位的页码，而且在不同的Word页面中自动变化。有兴趣的读者可以点中这些页码、按右键菜单中的切换域代码，你会发现这些域里面的公式就会以原始的形式展现在你的面前。 图3 图4 　　最后，我们把此前插入的Word页码变为不可见(注意：千万不要删除，否则PAGENUM的变量就没有了，Word会重新给出!未定义的书签，PAGENUM的提示)。选中这个Word页码，将它的字体颜色变为与底色相同的颜色(默认为白色)。我们在文件菜单中选取打印预览，发现最终打印出来的文件完全符合我们的希望。