001文件及资料控制程序.doc

文件和资料的控制 拟 制： 审 核： 批 准： 实施日期：2010年09月01日 1 . 目的 对与质量、环境和职业健康安全体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用文件是经批准的最新和有效版本，防止采用已作废的文件。 2. 适用范围；适用于质量体系有关的文件和资料的控制。 3. 职责 3.1 总经办负责管理手册及程序文件的发放、更改控制和管理。 3.2 技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改控制和管理。 3.3各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。持有者应执行本程序。 4.工作程序 4.1文件和资料的分类 4.1.1文件和资料按层次可分为： A层次：管理手册 B层次：程序文件 C层次：作业文件 4.2.4.2程序文件的内容 1).文件名称：程序的名称。 2).文件内容：正文部分的内容应包括： a目的：程序的控制目的； b适用范围：程序活动涉及的范围； c职责：该项活动程序的主要责任部门及配合部门的职责； d工作程序：按活动的逻辑顺序描述活动的细节（可先画出简单的程序流程图）； e支持性文件：与所写程序相关的其他程序、管理文件、技术文件等； f质量记录：本程序中所应用到的报告、记录表格等； g附录：所用记录、表格空白格式。 4.3文件和资料编号 4.3.1 管理手册：QB/SY.A—01 4.3.2 程序文件：QB/SY.B –XXX（序号）(版本号) 版本号为：A、B……… 4.3.3 作业文件编号 GB SY.C XXX--- XXXX 年号 编号 4.4文件编写注意事项 4.4.1措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要求等。 4.4.2编写应做到“该说到的要说到，说到的一定要做到”。不要将不切合实际的作法写入，一定要注意文件可操作性。 4.4.3对已有管理制度规定中实用的办法可直接引用，必须写明引用的文件名，编号（如有的话）及引用条款。 4.4.4程序文件条款号以四位数字为限，若有更具体内容需区分，则以小写英文字母作为区别（如本文中4.2.2中的a.b.c……等条款）。 4.5 文件和资料的审批 4.5.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由各职能部门经理会审，管理者代表批准。 4.5.2技术文件由技术部负责人审核批准。 4.5.3 其他管理文件由各部门负责人审核批准，公司级工作文件由总经理批准。 4.6 文件的发放 4.6.1 受控文件的发放由本部门负责人填写“文件发放（领用）审批表”，经文件管理部门负责人批准后，按发放范围发放文件。 4.6.2 文件领用人在“文件领用登记表”上签名领取注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件,每份文件都有不同的分发号，便于追溯。 4.6.3 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应由本部门负责人填写“文件发放（领用）审批表”，经文件管理部门负责人批准，到文件管理部门办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。 4.6.4当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分放号仍沿用原文件分放号，文件管理员破损文件销毁。 4.6.5 当文件使用人将文件丢失后，应按4.6.3条办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明（必要时应做出检讨）。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 4.7 文件的更改 4.7.1 文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。 4.7.2 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 4.7.3 文件更改批准后，由文件管理员实施更改，并作好《文件修改记录》，文件更改时注明更改标记和更改生效时间，并按“文件领用登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件使用人。 4.7.4 文件和资料的修改状态，以阿拉伯数字0、1、2、3、4…… “0”表示未作修改，“1”表示经过一次修改，“2”表示经过二次修改……。 4.8 文件的换版与作废 4.8.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版本。 4.8.2作废的文件由质检部按“文件领用登