09–信息交流与沟通控制程序(2010.7改稿).doc

信息沟通程序 责任 主管部门 审核 批准 签字 日期 目 录 1. 目的 2. 适用范围 职责 工作程序 5. 相关文件 6. 记录 1.目的 为及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，对内促进公司各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调互动，做好信息的管理，制定本程序。 2.适用范围 适用于公司内部信息传递与处理，以及与外部各方的信息的交流和处理。 3.职责 3.1 管理者代表负责向总经理报告管理体系运行与改进的相关信息，协调各有关方面的信息交流；负责审批与管理体系有关的相关方信息的处理，并向总经理汇报。 3.2 公司办公室是本程序主管部门，负责： （1）公司各部门之间及公司与相关方的信息接收、传递和处理，负责编发公司信息、简报。 （2）负责行政卫生、职业健康信息、办公与生活区环境信息及安全保卫、消防信息管理，接收、传递和处理内部及相关方提供的环境、职业健康方面的信息。 （3）负责相关信息在内部报纸、刊物上的编辑刊登及在外部媒体上的报道。 3.3 工程管理部负责： （1）管理体系的方针、目标、要求及贯彻实施状况的沟通及内审、管理评审、外审信息的发布、交流，并负责向管理者代表及时汇报体系运行中的重要事项。 （2）负责质量、环境信息管理，接收、传递和处理内部及相关方提供的质量、环境方面的信息及计算机内部局域网和外部网络的相关信息。 （3）负责职业安全信息管理，接收、传递和处理内部及相关方提出的职业安全方面的信息。 3.4 工会是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责公司内部协商机制的建设及工会系统内、外信息的交流管理。 3.5 各职能部门负责本部门主管业务系统中内部及相关方信息的接收、传递和处理。 4.工作程序 4.1 信息分类 4.1.1外部信息 （1）地方质量技术监督局、环保局、检测站、职业健康监督检查部门、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。 （2）政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规、职业健康管理条例等。 （3）相关方的信息及投诉等，相关方指顾客、公司所处地域地居民、合同方、供应方等。 （4）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。 4.1.2 内部信息 （1）正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与报告管理评审以及体系正常运行时的其他记录等。 （2）不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符和报告、纠正和预防措施处理单等。 （3）紧急信息，如突然质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。 （4）其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。 4.2 信息交流的方式 （1）员工大会、工作会议、管理体系评审会议、业务系统工作会、生产协调会和质量、环境、职业健康安全管理例会等会议形式。 （2）形成文件的信息，执行《文件控制程序》。 （3）公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议。 （4）在简报等内部刊物上刊登的信息。 （5）公司内部局域网及外部网络传输。 （6）发放调查表、征集建议书等。 （7）公司各部门、各单位与相关方的沟通。 （8）公司组织的各种相关活动。 4.3 信息的收集与处理 4.3.1 外部信息的收集与处理 （1）公司工程管理部负责地方质量技术监督局、环保局、检测站、职业健康监督检查部门、认证机构等监测、检查的结果及反馈信息地收集，并及时传递到公司有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相应的不符合纠正和预防控制程序处理。 （2）政策、法律法规、标准类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，办公室负责汇总登记并存档，按《法律、法规及其他要求控制程序》、《文件控制程序》执行。 （3）公司采供部负责与工程合同方、物资供应商、废物收购方、运输公司等进行沟通，对其产品质量、施工环境施加影响，详见《采购控制程序》、《施工过程环保管理程序》；办公室负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉按照有关纠正和预防措施控制程序处理，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《信息交流记录》的形式传递给相关部门处理。 （4）各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量环境技术、质量环境管理信息等，在一周内以《信息交流记录》反馈到办公室，办公室负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.3.2 内部信息收集与处理 （1）正常信息的处理：公司各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。 （2）不符合信息（含潜在信息）的处理：详见纠正和预防措施控制程序。 （3）紧急的质量、环境、安全方面的信息的处理：由发现部门迅速传递给办公室组织处理，可采用电话、传真等