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日照职业技术学院各类档案工作规范及流程 党、政管理类、外事类文件材料的工作规范及流程 一、文件材料的来源 （一）每年初从党办院办机要室签收的与本单位工作职责相关的国家、省、市文件。 （二）与本单位工作职责相关的学校发文（含拟文稿）。 （三）本单位人员外出开会、交流带回的文件和会议材料。 （四）本单位工作中产生的有保存价值的文件材料。 （具体内容详见归档范围） 二、文件材料的整理 （一）件的确定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但是实际工作中文件的形式多种多样，要用以下材料来确定件： 文件正本与定稿为一件。定稿不易装订的也可单独作为一件。 正文与附件为一件。如附件数量较多也可各为一件。 原件与复制件为一件。对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。 转发文与被转发文为一件。 会议记录、介绍信存根等一本为一件。不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理软件中输入每次会议的主要议题。如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分别作为一件。 成套的会议材料各为一件。一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等等。 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。重要文件须保留历次修改稿，正文与历次稿各为一件。 计算机及其网络环境中形成的文件，正文与计算机打印的拟文稿为一件。行政发文拟文稿须盖校长办公室公章，党委发文拟文稿须盖党委办公室公章。 正文与文件处理单为一件。文件处理单能体现文件处理的轨迹，应与文件一起归档。 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明（附请示、报告、函）。 经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。 报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。充分尊重和利用原来的基础。 未装订的式样相同的表格，以一定的单位结合，可装订在一起作为一件。 （二）文件的修整 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 须保管永久、长期保管的文件要进行修整，短期保管的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。 文件修整工作的内容有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。 大纸张折叠：档案盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。 （三）装订 归档文件修整后要按件装订。装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，一般订一只钉，左侧装订的可订两只钉。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 装订时纸张要对齐装订的一边。已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一，短期保管的文件材料可保持原装订方式不变。 装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，正文在前，拟文稿在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。 （四）分类排列 归档文件采用年度——机构（类目）——保管期限进行分类、排序。归档文件应在同一保管期限内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办理时间的先后顺序排列。如一套会议文件材料属同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。 分类排列工作步骤如下： 1.按文件生成年度为单位进行分类整理。 2.同一年度的文件再分机构。机构为学校各部门、学院。 3.对照文件材料归档范围和保管期限表，将归档文件按永久、30年、10年区分保管期限。 同一机构相同保管期限的文件（件）的排序按事由结合时间排列，这样工作就简化。 （五）编制档号 归档文件经过分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制档号，档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号。 编制过程：在文件的上方中间空白处加盖红色归档章，如文件的上方中间空白处有文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。 档号章的填写内容与要求： （六）填写归档章内容（附表格） 1 2 3 4 5 6 1.日照职业技术学院全宗号：D079 2.年度，填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年。如