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办公自动化环境下医院档案管理探讨.doc
办公自动化环境下医院档案管理探讨
摘 要:随着信息时代的不断发展,办公自动化已经成为一个必然的趋势,办公自动化可以有效提高管理效率、促进各种管理任务的落实、减少工作中的出错率。在医院日常经营过程中,医院档案管理工作具有重要作用,信息自动化在医院管理体系中逐渐健全和发展,也会对档案管理工作带来一定的促进作用。该文对办公自动化环境下的医院档案管理工作进行分析和探讨。
中国 1/vie
关键词:医院 档案管理 办公自动化 策略 探讨
中图分类号:R197 文献标识码:A :1674-098X(2017)02(a)-0110-02
办公自动化是未来发展的趋势,尤其是在信息技术不断应用的过程中,自动化已经在很多行业中都有应用,比如在教育管理过程中可以实现自动化管理,在医院以及企业管理过程中也可以实现办公自动化。办公自动化是高科技产物,是由办公业务与办公人员构成的人机信息系统,是一种复杂的系统工程,其发展的基础是计算机网络。办公自动化技术是对各种工作进行信息化、智能化管理的重要途径,尤其是在信息时代背景下,需要管理的内容越来越多,传统的人工管理方式效率低、出错率较高,因此对各种工作任务的完成有很大影响。办公自动化环境下,医院档案管理需要具有一定的基础,比如先进的计算机技术、网络安全、标准化档案管理方案等多方面都要进行协调。随着办公自动化技术的不断发展和应用,在医院档案管理的发展过程中加强信息管理系统的构建,提高医院档案管理的效率和质量,促进医院档案管理过程中的各项工作得以准确及时地完成。
1 医院档案信息化管理的必要性和可行性
在办公自动化背景下,很多医院对管理理念和管理方式进行创新和改革,加强了对各种新技术的应用,使得医院管理水平有了很大提升。档案管理是医院管理过程中的重要环节,是对医院经营过程中的各种档案进行收集、整理、保存、利用的过程,对于医院的可持续发展有十分重要的意义。在实际工作过程中,医院档案管理依旧存在较多的问题,办公自动化是一个社会趋势,是信息技术应用背景下的一个发展方向,当前很多医院档案管理过程中办公自动化程度不高,很容易出现各种错误,并且出现管理效率不高的问题,使得医院档案管理出现较多问题,比如一些档案丢失、档案模糊不清、档案查询不方便等,对于医院的发展有很大影响。在信息时代背景下,医院档案管理模式如果不能实现转型,则会导致医院档案管理的发展受到阻碍。信息技术、效率成为医院之间竞争的一个重要因素,在对医院档案进行管理时实现自动化和信息化管理,不仅可以提高医院档案管理的管理效率,而且还可以减少传统档案管理过程中的出错率,为医院提供更多准确、有效的档案资料。
此外,当前我国的信息计算机技术已经发展到一定的程度,为医院档案信息化管理提供了必要的支持。比如“大数据技术”、“云技术”等,这些都可以为海量档案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持,使得档案管理信息化和智能化更具有可操作性。
2 办公自动化背景下医院档案管理策略
2.1 对管理制度进行改革
在办公自动化管理过程中,应该要对传统的档案管理制度进行改革,按照网络化信息采集的要求设计管理信息系统,对医院档案进行分类管理,比如借助各种自动办公软件,对各种档案资料进行分类,如在对人事档案进行管理的时候,可以通过软件抓取功能,将工作人员的各种基本信息抓取出来,整合成统一的表格,便于人事档案的管理、查询等。对医院档案进行管理时要实现统一管理,逐渐摒弃传统的人工管理方式,加强对办公自动化管理系统的应用,使得医院内部的各个部门之间可以加强联系,对各项工作进行落实。再比如要对医院档案管理的业务流程和工作内容进行规范,要建立各项档案标准,严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行,对医院发展过程中的各种档案信息进行汇总。同时,要必须以医院档案的现状为基础,对自动化管理过程中的各种档案实行标准化管理,例如在档案管理的时候要考虑到档案的利用情况,只有充分利用档案,才能发挥出档案的作用。因此档案管理部门要加强对档案价值的挖掘,比如对于一些医疗信息、文件和专题等,要进行整理和汇编,可以从信息技术的角度着手,设置不同的档案目录,从而让计算机技术中的信息抓取功能对档案的类别进行确定,然后进行分类,从不同的视角来对档案信息进行分类管理,为医院的教学、科研和管理等方面的工作奠定基础。
2.2 加强档案信息网络安全管理,减少风险
在办公自动化环境下,计算机网络为各项工作带来了便利,但同时也带来了风险,尤其是数据信息的泄露,成为档案管理过程中不可避免的一个重要威胁。网络系统是由硬件、软件、基础设施及其存储的数据材料组成的计算机系统,在档案信息化管理过程中,必须要加强档案信息网络安全管理,要保护档案信息网络系统中的各个组成部分不受到破坏
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