秘书实务第四章文书工作.pptx

第四章 文书工作;上次回顾;本章目标; 文书工作能力;文书与文书工作;文书——是指能表 达某种意思，用于 处理各种事务，并 具有一定体式的书 面文字材料。; “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条;公文处理程序示意图;文书工作的任务;文书工作的作用;文书工作六项原则;行文关系与行文制度（1）; 行文关系与行文制度（2）;案 例 二 则;发文处理;发文处理 ;各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿： 交拟，是指机关领导人或部门负责人向执笔人交代文稿撰写任务的过程，也是执笔人接受写作任务的过程。包括：撰文的背景、撰文的依据、撰文的意图、撰文的要求。 拟稿，是指执笔人草拟文稿的过程。包括四个步骤：收集占有材料；确定公文主题；拟定文稿提纲；动笔起草文稿。 交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 ;B.审核、签发： 审核，是指对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定，目的是为了保证发文质量。 关于审核的要求主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 ;;C.印制、校对 印制，是指对公文定稿经过打字和印刷而制成正式文本的过程。 对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。;;D.用印、登记 用印，是指在印制好的公文上加盖发文机关印章。 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 ;;E.封发、传递 封发，是指将印制还得公文装封发出的工作过程。 分5个步骤： a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发文回执》） d.装封； e.加封。 ; 传递，是指将封装好的公文，通过一定的渠道和方式，送达收文机关的工作过程。 根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求： 迅速及时；安全保密；手续完备。 ;收文处理 ;收文处理5环节 ;; 对所收文件进行正确分类。; b.阅文 阅文，就是秘书借助视觉而获取和处理公文信息的活动。阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。;B.筛选、传阅 a.筛选，就是秘书根据领导工作的需要，对所收公文进行选择和过滤的过程，它是办文过程中不可缺少的重要环节。 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。 ; b.传阅，就是秘书按照一定顺序将文件传递给领导者轮流阅读的过程。 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件。大致4种： a.上级机关的指导性文件或重要会议文件； b.上级机关下发的绝密级刊物； c.需要有多位领导人共同批办的文件； d.主要领导人在文件上有重要批示，又需要有关领导人和部门阅知的文件。 ;（b）传阅方式： 直接送传； 专人送传（特急的、机密性较强的）； 集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。