第08章长文档编排处理.ppt

中文版Word 2007实用教程 第08章 Word 2007的高级编辑功能 在建立长文档后，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想；可以在文档中插入目录和索引，方便用户查阅；还可以在需要的位置插入批注表达意见。 教学重点与难点 长文档的编辑策略 使用书签 创建文档目录和索引 插入批注 插入题注 长文档的编辑技巧 8.1 长文档的编辑策略 Word提供了一些管理长文档功能和特性的编辑工具，例如使用大纲视图方式组织文档，用主控文档来合并和管理子文档。 使用大纲视图查看文档 使用大纲视图组织文档 创建主控文档 编辑主控文档 8.1.1 使用大纲视图查看文档 Word 2007中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。 选择“视图”选项卡，在“文档视图”组中单击“大纲视图”按钮，或单击状态栏上的“大纲视图”按钮，就可以切换到大纲视图模式。此时，“大纲”选项卡随即出现在窗口中。 8.1.2 使用大纲视图组织文档 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。 选择大纲内容 更改文本在文档中的级别 移动大纲标题 8.1.3 创建主控文档 主控文档是一组单独文档(或子文档)的容器。使用主控文档可创建并管理多个文档，例如包含几章内容的一本书。 如果要创建主控文档，需要从大纲着手，然后将大纲中的标题指定为子文档。也可以将当前文档添加到主控文档，使其成为子文档。 8.1.4 编辑主控文档 当创建一个主控文档之后，可以对其进行多种操作。在大纲视图下，可将整个文档作为一个大纲来处理，每一个子文档相当于一节，可以扩展、折叠、降级或升级任意一节；在正常视图模式下，对主控文档的操作完全像普通文档的操作一样。 插入子文档 拆分与合并子文档 8.2 使用书签 在Word中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。 添加书签 定位书签 8.2.1 添加书签 在Word 2007中，可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。 8.2.2 定位书签 在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。 8.3 插入目录与索引 目录与一篇文章的纲要类似，通过它可以了解全文的结构；索引可以将文档中的单词、词组和短语所在的页码列出，方便查阅。 目录 索引 8.3.1 目录 目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴起的信息。 创建目录 更新目录 8.3.2 索引 在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码，便于查询。 标记索引项 创建索引 8.4 插入批注 批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。 添加批注 编辑批注 8.4.1 添加批注 在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，在其中输入内容即可。 8.4.2 编辑批注 插入批注后，用户还可以对其进行编辑修改。 显示或隐藏批注 设置批注格式 删除批注 8.5 插入题注 在文档中插入图表、表格、公式时，需要对插入的项目进行顺序编号，Word提供了自动编号的功能。 添加题注 修改题注 8.5.1 添加题注 在Word 2007中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题注。 8.5.2 修改题注 添加的题注并不一定符合用户的需求，有时需要对添加的题注进行修改。 8.6 长文档的编辑技巧 由于长文档内容多，打开速度慢，在页面之间翻动也不方便，为此，Word提供了拆分窗口、快速定位和字数统计等功能，帮助用户编辑长文档。