文控管理规定.docVIP

文件封面 部 门 会 签 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 总经办 质量管理部 技术中心 整灯厂 采购部 物流部 行政部 人力资源部 财务部 国内市场部 国际市场部 品牌部 计划物控部 制 修 订 记 录 文件版本 制修日期 建立及修订摘要 批准人 /日期 审核人 /日期 制作人 /日期 目的 为规范集团内部文件控制流程管理，系统、规范、高效的完成文控管理工作，保障各部门人员及时、正确的使用有效文件，特制订此管理规定。 适用范围 集团日常运营过程中产生或需要的文件、证书等的使用与归档均按此规定执行。 定义 本规定中指的文件证书包括公司日常生产经营过程中所需的文件资料、公司业务往来公文、产品报告、证书、专利、产品商标证书及牌匾等。 权责 由集团总经办负责资料、证书的收集与保管，文控人员专职负责各类文件统一编号、收发、存档、调用、作废等管理事宜。 作业内容 公司内部文件归档 公司各部门产生或申请的各类文件，填写《文件归档交接表》后，同意归之=至总经办文控人员签收； 文控专员在接收各部门提交的文件证书后，根据文件性质予以编号、归档，并同时更新电子档案目录，以便公司人员查询； 5.2 公司内部文件借阅 5.2.1 公司各部门人员因事需借阅文件、证书复印件的，须填写《档案借阅复制归档申请表》，经部门主管签字后，方可至文控专员处借用； 5.2.2 公司各部门人员因事需借阅公司文件、证书原件的，须填写《档案借阅复制归档申请表》，并明确归还期限，由部门主管及总经理助理签字确认后，方可至文控专员处借出，并按时归还； 5.3 公司内部文件管理 5.3.1 文控专员定期核查公司内部文件证书的期限，对于到期文件通知相关部门进行更新或年检； 5.4 文件分类及编号明细如下： 序号 类别 分类代号 分类名称 一 CP-A 产品报告类 1 CP－A－LVD LVD测试报告 2 CP－A－EMC EMC测试报告 3 CP－A－ROSH ROSH测试报告 4 CP－A－SASO 沙特报告 5 CP－A－GS GS测试报告 6 CP－A－UL UL测试报告 7 CP－A－FCC FCC测试报告 8 CP－A－ES 能源之星测试报告 9 CP－A－3C 3C强制认证测试报告 10 CP－A－NC 不合格抽检 11 CP－A－GC 国家抽检报告 12 CP－A－SC 省级抽检报告 13 CP－A－SHC 市级抽检报告 14 CP－A－SAA SAA测试报告 二 CP-B 产品认证证书 15 CP－B－EMC EMC证书 16 CP－B－LVD LVD证书 17 CP－B－SAS 沙特证书 18 CP－B－CQC 节能产品认证证书 19 CP－B－SAA SAA证书 20 CP－B－QT 其它证书 三 CP-C 产品专利证书 21 CP－C－WZL 外观专利证书 22 CP－C－SZL 新型实用专利证书 23 CP－C－FZL 发明专利证书 24 CP－C－BA 海关备案 25 CP－C－UZL 四 CP-D 产品商标证书 26 CP－D－TM 商标注册证书 五 SW 实物类 27 SW-C 荣誉证书 28 SW-B 荣誉牌匾 六 JM 机密类 29 JM-C 普通机密证书 七 DL 东林类 30 DL-A 东林集团制度 31 DL-D 东林对外往来资料 八 XZ 行政类 32 XZ-A 行政部制度 33 XZ-G 政府通知报告类 九 CW 财务类 34 CW-A 财务部制度 35 CW-C 财务内部沟通文件 36 CW-Z 财务报告类 十 NX 内销类 37 NX-A 内销制度 十一 GJ 国际类 38 GJ-A 国际市场部制度 十二 WK 文控类 39 WK-A 文控制度 十三 HR 人事类 40 HR-A 人事制度 41 HR-Z 人事通知类 十四 CT 合同类 42 CT-A 销售合同 43 CT-B 品牌部合同 44 CT-C 行政部合同 45 CT-Z 其它类 应用表单 《文件归档交接表》 《档案借阅复制归档申请表》 厦门市东林电子有限公司 文件标题 文控管理规定 建立日期 版次 文件编号 修订日期 密级 担当部门 第 4 页 共 4 页